Dokumentenmanagement-System!

Wer wünscht sich nicht ein aufgeräumtes Büro? Mit der richtigen Ausstattung wie das Dokumentenmanagement-System von B&DT klappt das! Wir beraten Sie gerne! Denn mit unserem Sachverstand stehen wir Ihnen zur Seite. Erstens: Wie können Sie Ihr Büro für die digitalen Anforderungen zukunftssicher machen? Zweitens: Wie schaffen Sie es, dass alles reibungslos funktioniert?

Büro aufräumen mit System: Dokumentenmanagement-System!

Fakt ist, der Arbeitsalltag sollte möglichst einfach bleiben. Übersicht und Sicherheit – das sind die zwei zentralen Punkte, die zu beachten sind. Was ist unser Auftrag dabei? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Daten sicher in der Cloud speichern! So bringen Sie mehr Ordnung und Sicherheit in Ihr Dokumentenmanagement bringen.

Was ist wichtig beim DMS:

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente und Informationen effizient zu verwalten. Verwalten meint Speichern, Abrufen und bearbeiten der Daten. Das DMS bietet dabei eine zentrale, strukturierte und revisionssichere Ablage von Dokumenten in digitaler Form.

Die Funktionsweise eines DMS umfasst mehrere Schritte. Zunächst werden Dokumente entweder digital erstellt oder bestehende Papierdokumente eingescannt. Dafür können verschiedene Eingangskanäle wie Scanner, E-Mails, mobile Apps oder manuelle Uploads genutzt werden. Das Besondere: Metadaten wie Datum, Absender oder Dokumenttyp werden automatisch extrahiert oder manuell hinzugefügt.

Speicherung und Bearbeitung Ihrer Dokumente in der Cloud

Anschließend speichert die DMS-Software die Dokumente in einer zentralen Datenbank oder Cloud, wobei diese durch Metadaten wie Titel, Erstellungsdatum oder Schlagworte kategorisiert werden. Das System ermöglicht also das leichte Auffinden und Ordnen der Dokumente. Dazu kommt eine umfassende Suchfunktion. Das DMS ermöglicht das schnelle Auffinden von Dokumenten anhand von Metadaten, Schlagworten oder dem Volltext des Dokuments. Zudem können frühere Versionen nachverfolgt und bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Die Zugriffssteuerung sorgt zudem dafür, dass genau festgelegt wird, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Verschlüsselungsmaßnahmen schützen dabei die Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Eine Versionierung lässt sich Änderungen und Zugriffe für die Nutzer des DMS nachvollziehbar werden. Das heißt, dass mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Es gibt zudem Funktionen wie Freigabe oder Überarbeitung. Dabei stellt die Versionskontrolle sicher, dass immer die aktuelle Version verfügbar ist. Dokumente werden von der DMS-Software stets revisionssicher archiviert. Das macht es möglich, dass sie unverändert bleiben und jederzeit nachvollziehbar sind. Das Dokumentenmanagement-System erfüllt dabei auch rechtliche Vorgaben, wie etwa die GoBD in Deutschland. Darüber hinaus lässt sich ein DMS mit anderen Softwarelösungen, wie ERP- oder CRM-Systemen, integrieren, um Daten nahtlos auszutauschen.

Unser Fazit: Die DMS-Software steuert Ihre Dokumente – von der Erstellung und Speicherung über den Zugriff bis hin zur Archivierung. Damit sorgen DMS-Systeme für mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in der digitalen Dokumentenverwaltung.

Dokumente digital archivieren mit B&DT Documents?

Mit der DMS-Software B&DT Documents verwalten Sie Ihre Dokumente effizient und intelligent. Unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten – ob per App, E-Mail oder Scanner – bieten Ihnen optimale Schnittstellen. Wir erklären Ihnen alle Funktionen im Detail und unterstützen Sie bei der Wahl der passenden Hardware, wie etwa leistungsstarke Scanner.

Der Umstieg auf B&DT Documents erleichtert Ihre Arbeitsabläufe. Willkommen im digitalen Zeitalter! Mit unserer DMS-Lösung arbeiten Sie nicht nur effizient und flexibel, sondern sorgen auch für höchste Datensicherheit. Wir freuen uns, Sie auf Ihrem Weg ins digitale Archiv zu begleiten!

Was versprechen wir Ihnen bei der Digitalisierung? Unser Dokumentenmanagement-System verspricht eine einfache Bedienung. Alles funktioniert nach bekannten Handgriffen. Dazu wird noch nicht einmal eine Einarbeitung nötig sein. Kompliziert sollen eben andere machen. Wir möchten es Ihnen einfach machen! Dazu gehören auch Freigaben, die leicht von der Hand gehen. Dazu gehören auch automatisierte Prozesse, die Sie unterstützen in Ihrer täglichen Arbeit. Zum Prinzip der Einfachheit gehört es auch, dass alles in Bearbeitungsprozessen transparent bleibt. Wer hat Zugriffsrechte für Änderungen? Wer hat wann etwas geändert?

Denn E-Mails sind zentral in der Kommunikation. Geschäftspost ist meist heute im E-Mail-Postfach. Deshalb kommt es in Zukunft darauf an, diese Post genauso zu archivieren wie die Post per Brief. Worum geht es hier? Es geht darum, dass Geschäftsvorgänge lückenlos belegbar sind. Dazu sind die Unternehmen bereits seit 2017 verpflichtet.

Revisionssicher laut GoBD: Die Vorteile eines papierlosen Büros mit Dokumentenmanagement-System

Ein Büro ohne Papier bringt viele Vorteile! Beginnen Sie jetzt damit, Ihre Rechnungen digital abzulegen. Aber das ist nur der Anfang! Denn die Möglichkeiten sind für jedes Unternehmen andere. Zum Beispiel können Sie auch Bestellungen, Lieferscheine und andere Dokumente speichern. Unser Ziel: Sie haben alles jederzeit griffbereit und gut organisiert. Zudem ist alles von überall aus zugänglich. Dazu haben Sie eben auch Top-Passwortschutz und höchste Sicherheit.

Eine gut organisierte Firma ist das A und O. Denn oft muss es in Prozessen schnell und sicher gehen. Durch die digitale Speicherung Ihrer Dokumente haben Sie erstens stets schnellen Zugriff. Zweitens stellen Sie sicher, dass keine Daten verloren geht. Das nennt sich revisionssichere Dokumentenarchivierung. Denn eine Speicherung der Dokumente muss GoBD-konform sein.

Unsere Grundsätze der Datenbearbeitung und Speicherung

Was heißt GoBD? Das sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Denn jede Firma muss für steuerliche Zwecke ihre Unterlagen aufbewahren. Hier werden nur die Grundlagen geregelt, keine Details. Aber diese Grundlagen sind wichtig. Denn es geht erstens um den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit. Alles muss nachprüfbar sein. Weitere Grundsätze sind Klarheit sowie Wahrheit. Ebenso muss die fortlaufende Aufzeichnung gegeben sein. Weiterhin sind Ordnung und Unveränderbarkeit wichtig. Damit sind die wichtigsten Grundlagen zur Aufbewahrung und Speicherung gegeben.

Wer die GoBD beachtet, kann also digitale Dokumente sicher und richtig archivieren. Mit einer DMS-Software von B&DT Documents haben Sie also bereits die Sicherheit, dass Sie die GoBD einfach einhalten können. Die besonderen Workflows der Software wird der Nutzer oder die Nutzerin sicher und einfach geleitet. Deshalb sind automatische Verfahrensdokumentation, OCR-Datenauslese sowie Archivierung über die Cloud so wichtig.

FAQ GoBD

DSGVO-Konformität und Dokumentmanagement-System – Informationen zur Sicherheit Ihrer neuen DMS-Software

Was tun wir? Wir befolgen sämtliche EU-Vorgaben und Grundsätze zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Schutz personenbezogener Daten steht für uns an oberster Stelle. Denn jede DMS-Lösung muss sich an die Regeln der DSGVO halten. Das ist besonders wichtig. Denn oft werden persönliche Daten gespeichert und verwaltet. Woher kommt die DSGVO? Sie ist eine Verordnung der Europäischen Union. Das Ziel dieser Verordnung ist es, dass die Privatsphäre und die persönlichen Daten von Menschen geschützt werden. Der unberechtigte Zugriff auf persönliche Daten soll durch diese Verordnung verhindert werden.

Was macht das DMS in Hinblick auf personenbezogene Daten? Es geht einfach nicht anders, dass ein DMS personenbezogene Daten verarbeitet. Denn ein DMS speichert oft Namen, Adressen, Telefonnummern und andere persönliche Informationen. Die DSGVO verlangt, dass diese Daten nur unter klar definierten Bedingungen verarbeitet werden dürfen und dass die Rechte der Betroffenen gewahrt bleiben.

Ein DMS von B&DT Documents bietet Ihnen in dieser Hinsicht Sicherheit. Die DSGVO stellt zwar hohe Anforderungen an die Datensicherheit. Deshalb stellt unser DMS sicher, dass die personenbezogenen Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch geschützt sind.

Recht auf Vergessenwerden gesichert

Zudem haben Sie auch Recht auf Zugang und Löschung. Betroffene Personen haben das Recht, ihre Daten einzusehen und zu erfahren, wie sie verarbeitet werden. Sie haben auch das Recht auf Löschung ihrer Daten. Man kennt dieses Recht auch „Recht auf Vergessenwerden“. Ein DMS muss in der Lage sein, diese Anforderungen effizient umzusetzen.

Mit unserem Dokumentenmanagement-System geben wir Unternehmen auch die Möglichkeit, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nachweisen können. Denn ein DMS führt Protokolle. Das macht die Verarbeitung der Daten stets nachvollziehbar. Im Fall von Anfragen der Datenschutzbehörden oder betroffener Personen können Sie über diese Protokolle Transparenz gewährleisten.

Außerdem ist es wichtig, dass so wenig wie nötig, Daten gespeichert werden. Dieser Ansatz nennt sich Datenminimierung und Zweckbindung. Unsere DMS-Software stellt sicher, dass nur die unbedingt notwendigen Daten gespeichert werden – siehe Datenminimierung. Zudem dürfen diese Daten nur für den festgelegten Zweck verwendet werden. Damit ist die Anforderung der Zweckbindung erfüllt.

Sicherheit in der Cloud – wie sichern wir Ihre Datenspeicherung ab – Leistungen deutscher Rechenzentren

Wussten Sie schon? Wir arbeiten nur mit Rechenzentren in Deutschland zusammen. Das bietet Ihnen einen sicheren Service und Support nach deutschen Rechtsstandards. Warum ist das so wichtig? Ganz einfach: Wir wollen Ihnen Sicherheit und Konformität mit DSGVO und GOBD bieten. Es gibt aber auch noch andere Gründe, warum eine Cloud im deutschen Rechenzentrum empfehlenswert wäre. Natürlich werden in deutschen Rechenzentren alle Daten nach den höchsten Standards geschützt. Dadurch wird eine hohe Rechtssicherheit umgesetzt. Denn alles läuft nach deutschem und europäischem Recht. Dadurch entfällt das Risiko, dass ausländische Behörden, etwa in den USA oder in anderen Ländern wie Asien, auf Daten zugreifen können. Denn das dürften sie nämlich unter bestimmten internationalen Gesetzen.

Welche Standards haben deutsche Rechenzentren? Sie sind zertifiziert, nach ISO 27001, dem internationalenStandard der Cybersicherheit.  Zudem bieten sie physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen, die einen hohen Schutz vor Datenverlust, Cyberangriffen oder unbefugtem Zugriff gewährleisten. Denn diese Datenzentren werden vom Bundesamt für SBSI geprüft. Ein Auditbericht muss zur Überprüfung beim BSI vorgelegt werden. Erst dann wird über die Zertifizierung entschieden.

Geografische Nähe des Rechenzentrums hat für Ihr Dokumentenmanagement-System klare Vorteile

Welche Vorteile gibt es noch? Geringe Latenz und damit zuverlässige Performance! Durch die geografische Nähe der Rechenzentren in Deutschland profitieren Sie von schnellen Zugriffszeiten und stabiler Leitung. Dies verbessert die Effizienz des DMS und sorgt für eine reibungslose Nutzung. Ebenso geht es um Vermeidung von Datenübertragungen ins Ausland. Denn wenn Daten in deutschen Rechenzentren gehostet werden, wird vermieden, dass sie in Länder mit weniger strengen Datenschutzbestimmungen transferiert werden. Dies gibt Ihnen und uns zusätzliche Sicherheit und stärkt das Vertrauen in den Schutz ihrer Daten.

Ebenso geht es uns als Anbieter von DMS-Software um die Verfügbarkeit von lokalem Support. Denn die Zusammenarbeit mit Rechenzentren in Deutschland erleichtert den Zugang zu lokalem, deutschsprachigem Support. Dies kann bei technischen Fragen oder Problemen von Vorteil sein. Denn unser Auftrag ist es bei Problemen, immer eine schnelle Lösung parat zu haben.

Dokumentenmanagement-System – mobil mit Zugriff in Ihr digitales Büro

Wir erläutern Ihnen verschiedene Möglichkeiten für Ihr persönliches DMS. Denn es geht nicht nur um die Software, sondern auch um die Hardware. Wir zeigen Ihnen in unserer Beratung, welche Scanner und Drucker zu Ihrem Vorhaben passen. Sie möchten den Schritt zur vollständigen Digitalisierung gehen? Wir erarbeiten Ihnen einen Plan! Denn so sorgen Sie für reibungslose Abläufe und Ordnung.

Mit einem digitalisierten Büro sparen Sie nicht nur Platz, sondern auch Zeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die volle Bandbreite eines digitalen Büros nutzen können! Unser Ziel ist es, Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Der Umstieg auf B&DT Documents erleichtert Ihre Arbeitsabläufe. Willkommen im digitalen Zeitalter! Mit unserem Dokumentenmanagement-System arbeiten Sie nicht nur effizient und flexibel, sondern sorgen auch für höchste Datensicherheit. Wir freuen uns, Sie auf Ihrem Weg ins digitale Archiv zu begleiten! Ob Cloud-Lösung, flexibler Datenzugriff oder präzise festgelegte Zugriffsrechte – wir bieten Ihnen eine maßgeschneiderte Archivierungslösung.

DMS-Software: sicher und mit Versionskontrolle

Unser Motto: Einfachheit ist der Schlüssel zum Erfolg. Das System hilft Ihnen dabei, alles mühelos zu finden. Wir begleiten Sie auf diesem Weg – als Ihre Fachberater in Erfurt. Ob unterwegs, im Homeoffice oder im Hotelzimmer – mit unserer Software haben Sie von überall her einen sicheren Zugriff auf Ihre Daten. Dank unserer DMS-Lösung können Sie auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet sicher auf Ihre Dokumente zugreifen. Denn dies spart Zeit und ermöglicht flexibles Arbeiten, wo auch immer Sie sind. Ein digitales Büro verbessert Ihre Arbeitsprozesse deutlich.

Mehrere Personen können gleichzeitig sicher an Dokumenten arbeiten. Passwortschutz und Versionskontrolle dokumentieren jede Änderung, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten – auch über frühere Versionen. Zudem stellen wir sicher, dass alle Compliance-Vorgaben erfüllt sind. Wir garantieren Ihnen Rechtssicherheit! Lassen Sie sich in unserem Fachgeschäft in Erfurt persönlich beraten.

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem Unternehmen ist ein komplexer Prozess. Wir setzen von Anfang an auf eine sorgfältige Planung. Das System wird Schritt für Schritt in Betrieb genommen. Zunächst ist es uns besonders wichtig, eine umfassende Bedarfsanalyse durchzuführen. Gut ist, dabei stets klare Ziele zu definieren. Schließlich analysieren wir in diesem Schritt Ihre aktuellen Geschäftsprozesse. Welche Chancen bietet die DMS-Software für Sie? Die Ergebnisse tragen wir in unser Konzept ein. Ebenso wichtig sind uns die Nutzer des DMS. Denn deren Anforderungen soll das System ja erfüllen. Zudem müssen in jedem Fall auch rechtliche und sicherheitsrelevante Anforderungen berücksichtigt werden.

Das DMS-System Gestalt annimmt

Ist alles definiert, empfehlen wir Ihnen ein passendes System. Wir stellen Ihnen alle Funktionalitäten vor. Dazu gibt es auch eine Kosten-Nutzen-Analyse. Denn so wird das verfügbare Budget festgezurrt. Welche Einsparungen können Sie durch das DMS erreichen? Unsere Mitarbeiter beraten Sie in jedem Fall individuell. Auch die technischen Anforderungen müssen klar sein. Da ist zum Beispiel die Frage nach der Integration. Wie kann das DMS mit bestehenden Systemen wie ERP oder CRM kommunizieren. Welche Möglichkeiten gibt es? Wir bieten Ihnen eine Gesamt-Lösung anhand Ihrer IT-Richtlinien.

Ein Projektteam ist verantwortlich für die Implementierung

1. Planung

In diesem Schritt erfolgt die detaillierte Planung der Implementierung. Ein kompetentes Projektteam mit Projektleiter hält den Kontakt mit einem Vertreter Ihres Unternehmens. Hier holen wir je nach Größe des Unternehmens auch Abteilungen ins Boot. Typische Beispiele sind IT, die Verwaltung und die Rechtsabteilung. Was dann folgt, ist ein klarer Zeitplan. Inkludiert sind Meilensteinen und Deadlines sowie eine sorgfältige Ressourcenplanung. Dazu gehören auch Backup-Pläne für kritische Schritte.

2. Datenmigration

Die Datenmigration stellt einen weiteren wichtigen Schritt dar. Zunächst erfolgt eine Bestandsaufnahme aller vorhandenen Dokumente. Diese migrieren wir ins DMS. Veraltete, redundante oder irrelevante Dokumente bereinigen wir. Darauf setzen wir eine Migrationsstrategie. Hier entscheiden wir, welche Dokumente wir manuell überprüfen. Außerdem legen wir Dokumente für die automatisierte Ablage fest. Eine Testmigration hilft dabei, den Prozess zu prüfen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

3. Systemanpassung

Nach der Datenmigration folgt die Einrichtung und Anpassung des Systems. Die Systemkonfiguration umfasst die Definition der Ordnerstruktur und der Metadatenfelder. Alles stets abgestimmt auf die Anforderungen. Dann folgt die Einrichtung von Benutzerrollen und -rechten. Zudem entwickeln wir automatisierte Workflows für Genehmigungen, Freigaben und Benachrichtigungen.

Wenn das Testsystem läuft, werden die Mitarbeiter geschult

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter. Wir entwickeln dafür individuelle Schulungsprogramme. Unsere Aufgabe ist eine grundsätzliche Einführung. Und schließlich diverse Workshops zur Vermittlung der Grundlagen und Funktionen des DMS sowie spezialisierte Trainings für Power-User und Administratoren. Zusätzlich stellen wir leicht verständliche Handbücher und Tutorials bereit. Ebenso richten wir ein Support-System ein. Das kann beispielsweise in Form eines Helpdesks geschehen. Denn hier klären wir Fragen und Probleme der Nutzer – schnell und einfach.

Testphase für Ihre neue DMS-Software

Bevor das DMS schließlich ausgerollt – also startet – ist eine Testphase notwendig. In dieser Phase testen wir alle Funktionen des DMS gründlich. Damit stellen wir sicher, dass sie wie erwartet arbeiten. Akzeptanztests (UAT) ermöglichen es den Endbenutzern, das System zu testen und wertvolles Feedback zu geben. Auf Basis dieses Feedbacks beheben wir erkannte Fehler. Zudem optimieren wir die Systemkonfiguration.

Start frei für Ihr Dokumentenmanagementsystem

Der Rollout des DMS erfolgt idealerweise in mehreren Stufen. Zunächst starten wir eine Pilotphase in ausgewählten Abteilungen. Damit überwachen wir die Implementierung. Auch nehmen wir schnell Anpassungen vor. Nach einem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase wird das DMS unternehmensweit eingeführt. Hier ist uns das Feedback Ihrer Mitarbeiter besonders wichtig. Unsere DMS-Software folgt stets nach internationalen Standards, der durch viele Installation sich bewährt hat.

Worauf kommt es nach dem Start des Systems an? Jetzt stehen Support und Wartung im Fokus. Bei Benutzerfragen und technischen Problemen stehen wir für Sie zur Verfügung. Außerdem bieten wir Ihnen regelmäßige Updates des Systems an. Denn Aktualität und Sicherheit muss stets gewährleistet sein. Zudem überwachen wir die Leistung und die Nutzung des DMS. Denn so erkennen wir Probleme frühzeitig. Dazu kommen regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Oberstes Ziel ist die Integrität und der Schutz Ihrer Dokumente.

Ihr Feedback ist uns wichtig

Ein DMS kann man immer verbessern. Diesen fortlaufenden Prozess begleiten wir. Dazu ist uns auch Ihr Feedback wichtig. Denn auch Geschäftsprozesse verändern sich. Wir optimieren DMS-Software auch entsprechend. Ebenso bieten wir fortlaufende Schulungen an. Denn es kommen neue Benutzer hinzu! Diese integrieren wir bestmöglich. Lassen Sie sich über neue Funktionen und Best Practices auf dem Laufenden halten! Wir beraten Sie gern.

Was ist unser Fazit? Wichtig ist uns eine systematische Vorgehensweise – von A bis Z. Denn ein erfolgreich implementiertes DMS schafft einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Es ist eben auch ein Basis-Werkzeug für ein digitalisiertes Büro.

Festzuhalten ist, es gibt kein DMS-System, welches für alle Unternehmen top ist. Denn jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Anforderungen. Deshalb macht auch ein Ranking für die beste DMS-Software eigentlich keinen Sinn. Denn stets stehen Anpassungen im Fokus eines gut funktionierenden DMS. Wer mehr als nur eine Standardlösung will, ist bei B&DT Documents genau richtig. Das fängt schon bei den Erfassungswegen Ihrer Dokumente an. Denn hier bietet Ihnen unsere Lösung individuelle Möglichkeiten.

Welche Funktionen bieten Ihnen die DMS Software von B&DT Documents?

Mit dem Ziel einer Verwaltung Ihrer Dateien und Dokumente tritt unsere DMS-Software B&DT Documents an. Wichtig ist für uns, Ihnen die richtigen Funktionen für Ihr Unternehmen anzubieten. Das heißt: Auch unter dem Gesichtspunkt einer einfachen Nutzung der Software bieten wir Ihnen unsere Lösung an. Leichtes Handling steht also über allem. Ebenso wichtig war es für uns, Ihnen einen lückenlosen Daten-Zugriff zu schaffen. Der dritte Punkt, der uns umgetrieben hat, ist, dass wir es möglich machen, Zeit zu sparen. Und last but not least, ist es wichtig, dass Ihre Dokumente in der Cloud sicher sind.

Das sind Ihre Top-Funktionen

Was steht am Anfang einer digitalen Dokumentenverwaltung?

Jede Dokumentenerfassung beginnt mit der Digitalisierung der Dokumente. Hier kommen zum Beispiel moderne Scanner zum Einsatz. Auch der digitale Import ist ein gängiger Erfassungsweg. Dann erfolgen die Speicherung und Archivierung. Wir geben Ihnen die Möglichkeit eines einfachen und sicheren Zugriffs auf Ihre Dokumente – auch von mobilen Geräten. Die Suchfunktion ist selbstverständlich umfassend. Ob Arbeiten im Team an den Dokumenten inklusive Versionierung oder Integration in bestehende ERP-Systeme – wir beraten Sie!

Hardwarelösungen: Erfassung Ihrer Dokumente – besonders schnell und einfach

Gern stellen wir Ihnen Erfassungswege vor. Denn die Erfassung über Hardware in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS-Software) spielen eine entscheidende Rolle. Schon hier fallen Unterschiede ins Auge. Besonders wenn es um Effizienz, Sicherheit und Qualität der Dokumentenerfassung geht. Hier sind einige wichtige Aspekte, warum diese Erfassungswege über Hardware so wichtig sind.

Besonders im Fokus stehen bei uns Scanner. Diese stecken meist in Multifunktionsgeräten. Aber auch spezialisierte Einzelgeräte bieten wir Ihnen an. Wir stellen Ihnen dabei zum Beispiel Scanner mit Schnittstelle vor. Diese sind von uns vorkonfiguriert. Das macht es besonders einfach diese in ein DMS zu integrieren. Damit ist das direkte Scannen vom Gerät möglich. Ohne den Einsatz eines Drittgerätes! Sie steuern den Scanner einfach über das Touchdisplay am Scanner selbst. Das ist sehr effektiv, denn zum Einlegen des Dokuments sind Sie ja bereits am Scanner. Im Touchdisplay selbst befinden Sie sich schon im Menü unserer DMS-Software. Legen Sie die Scans dann direkt in der Cloud ab. Natürlich ist das alles sicher und verschlüsselt.

Wie sieht es mit Webscan oder Scan via Handy aus?

Auch über die Web-Oberfläche von B&DT ist es möglich zu scannen. Wieder geht das ohne Einsatz von Software, die den Scanner steuert. Einfach den Onlinezugang öffnen und direkt ins die DMS-Software Ihre Belege scannen. Automatisch werden optimale Größe und bestmögliche Qualität eingestellt. Dazu passend haben wir eine Smartphone-App entwickelt. Denn diese ist optimal, um die „fliegenden“ Belege zu scannen. Schnell und sofort scannen ist die Devise. App öffnen und Tankquittung scannen. Auch Parkbelege oder Bewirtschaftungsbelege sind so schnell eingescannt.

Wie ein QR-Code Ihre Arbeit erleichtert

Ein QR-Code kennt man schön längst. Aber wie kann Ihnen ein QR-Code die Arbeit erleichtern? Diesen erhalten Sie Mit Hilfe der QR-Codes können Sie Ihre Belege noch einfacher für den Scan vorbereiten: Einfach den QR-Code von B&DT herunterladen, auf einer Standardvorlage als Aufkleber ausdrucken und dann je Beleg aufkleben. B&DT erkennt anhand des QR-Codes, wohin der Beleg gehört und welcher Belegtyp vorliegt. Die Seitentrennung erfolgt dann vollautomatisch nach dem Scannen. Das automatisiert und erleichtert das Scannen großer Papiermengen erheblich! Anhand des Codes weiß das System sofort, wohin der Beleg gehört. Auch der Belegtyp kann sofort automatisch erkannt werden. Das heißt: Mit dem QR-Code können Sie vollautomatisch das Scannen durchführen. Entdecken Sie noch mehr Möglichkeiten, wie wir Ihnen den Alltag erleichtern können. Denn eines unserer Hauptziele ist die Effektivität für Ihr Unternehmen.

Archivierung von E-Mails – ein DMS schafft Ordnung in Ihre Geschäftspost

Großes Augenmerk legen wir zudem auf die Archivierung von E-Mails. Denn die E-Mail-Speicherung ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Wie beschrieben, müssen Unternehmen ihre geschäftliche Kommunikation vollständig dokumentieren. Schließlich soll alles nachvollziehbar sein. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie B&DT Documents bietet hierfür eine effiziente Lösung. Kein Problem! Denn E-Mails werden automatisch erfasst. Dazu sind Weiterleitungs-Workflows eingerichtet. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung erhalten, die regelmäßig eintrifft, wird die Archivierung automatisiert betrieben. Dazu brauchen Sie noch nicht einmal etwas zu tun am Rechner. Das läuft dann einfach im Hintergrund.

Wenn Sie unser Kunde sind, dann nutzen Sie alle Vorteile und Funktionen, die ihren Erfolg sichern. Dazu gehört es auch, allen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. E-Mails sollen möglichst einfach archiviert werden. Dazu sollen Sie aber möglichst schnell gefunden werden. Dafür sorgen wir mit einer Volltextsuche und OCR Erkennung. Die Suche läuft ebenso problemlos wie beispielsweise eine Suche auf Google.

Das bedeutet: Die Suche geht schnell und ist einfach. Unser Fazit: E-Mail-Archivierung über die DMS ist eine kluge Investition. Denn wer Effizienz anstrebt, kommt um Datenarchivierung nicht herum.

FAQ E-Mail-Archivierung

Freigaben – wie verbessert eine DMS-Software Ihren Workflow

Jeder will Effizienz in den Prozessen. Wie kann eine DMS-Software die Prozesse beschleunigen und damit effektiver gestalten?

FAQs Workflow

Ihr neuer Workflow – alles läuft über die Cloud

Setzen Sie auf die Vorteile des sogenannten einheitlichen Zugriffspunkts. Alle Daten sind dabei zugänglich an einem zentralen Ort. Vorteil: Es gibt keine verlorenen Informationen, die in lokalen Ordnern oder E-Mail-Postfächern schlummern. Wenn Daten in einer Cloud sicher gespeichert werden, bedeutet das auch, dass Sie von jedem berechtigten Nutzer abgerufen werden können. Damit steht die Information oder das Dokument jedem berechtigten Nutzer zur Verfügung. Informationen können nicht mehr verloren gehen. Das Team ist immer im Bilde. Sie schaffen sich so ein Archiv, auf das alle Nutzer Zugriff haben. Die Organisation der Daten ist konsistent. Das erleichtert auch die Navigation.

Wie wäre es mit einem Hotfolder?

Sie bearbeiten gerade ein Dokument, welches automatisch im zentralen System angelegt werden soll? Dann können Sie den Hotfolder nutzen. Denn dieser ist in B&DT Documents integriert. In diesem Ordner, der auf Ihrem lokalen Rechner angelegt ist, legen Sie Dokumente, die automatisch gleichzeitig in der Cloud archiviert werden. Das nennt man die automatische Verarbeitung von Dateien. Die Prozesse können Sie gemeinsam mit uns definieren. Das Dokument ist auch sofort suchbar, da es automatisch indexiert wird. Was kann so ein Hotfolder noch? Ebenso möglich ist es, dass Dateien, die Sie dort ablegen, automatisch in ein bestimmtes Format zu konvertierten. Ebenso kann das Dokument automatisch weitergeleitet werden. Außerdem verschickt das System je nach Speicherung Benachrichtigungen oder löst einen Alarm aus. Der große Vorteil: Sie sind gewappnet gegen Dateiverlust. Denn jeder Arbeitsstand wird archiviert. Rechnungen, die Sie per E-Mail empfangen, können hier automatisch gespeichert werden.

Wie planen und implementieren wir ein – Dokumentenmanagement-System?

WEITERE FUNKTIONEN – Dokumentenmanagement-System

Das Dokumentenmanagement-System von B&DT

• Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
  Ein DMS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, digitale Dokumente zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Es erleichtert den schnellen Zugriff auf Informationen und verbessert die Effizienz der Dokumentenverwaltung.
• Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagement-System?
  Ein DMS verbessert die Organisation von Dokumenten, spart Zeit durch schnellen Zugriff, verringert die Papiernutzung, erhöht die Sicherheit und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung.
• Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?
  Ein DMS digitalisiert Dokumente, indem es sie scannt oder in digitaler Form speichert. Anschließend können diese Dokumente kategorisiert, durchsucht und über Berechtigungssysteme verwaltet werden.
• Welche Arten von Dokumenten können in einem DMS verwaltet werden?
  Ein DMS kann verschiedene Dokumenttypen wie Verträge, Rechnungen, Berichte, E-Mails und andere Geschäftsdokumente in Formaten wie PDF, Word, Excel oder Bilddateien speichern.
• Ist ein Dokumentenmanagement-System sicher?
  Ja, DMS-Lösungen verfügen über Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Audit-Trails, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können.
• Kann ein DMS mit anderen Softwarelösungen integriert werden?
  Viele DMS können mit ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen integriert werden, um den Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und Prozessen zu verbessern.
• Wie lange dauert die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems?
  Die Dauer der Implementierung hängt von der Größe des Unternehmens und den spezifischen Anforderungen ab, kann aber von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten variieren.
• Benötigt man spezielle Hardware für ein Dokumentenmanagement-System?
  In der Regel benötigt man keine spezielle Hardware, außer Scanner und Speichermedien. Viele DMS sind cloudbasiert, wodurch keine zusätzliche Server-Hardware erforderlich ist.
• Wie viel kostet ein Dokumentenmanagement-System?
  Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Benutzer. Es gibt sowohl kostengünstige Lösungen für kleine Unternehmen als auch komplexere Systeme für große Unternehmen.
• Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagement-System und einem Content-Management-System (CMS)?
  Ein DMS konzentriert sich auf die Verwaltung von Dokumenten, während ein CMS auf die Erstellung und Verwaltung von digitalen Inhalten wie Webseiten oder Blogs ausgerichtet ist.
• Kann ein Dokumentenmanagement-System die rechtssichere Archivierung von Dokumenten gewährleisten?
  Ja, viele DMS-Lösungen sind darauf ausgelegt, die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung, wie z.B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) in Deutschland, zu erfüllen. Sie bieten Funktionen wie revisionssichere Speicherung, Protokollierung und Schutz vor unbefugten Änderungen.
• Wie unterstützt ein Dokumentenmanagement-System bei der Zusammenarbeit im Team?
  Ein DMS ermöglicht mehreren Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente, bietet Versionierung, um Änderungen nachzuverfolgen, und erleichtert die Freigabe von Dateien. So können Teams effizienter zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder remote arbeiten.

DMS-Branchenlösungen – Dokumentenmanagement-System: Lösungen für verschiedene Branchen

DMS FÜR DIE FINANZBRANCHE:

Digitalisierung in der Finanzbranche

Selbstverständlich spielt die Digitalisierung auch bei Finanzdienstleistern eine große Rolle. Dies ist eine Branche, in der der Einsatz einer DMS-Software wirklich Sinn macht. Denn nirgendwo sonst als in der Finanzbranche sind Effizienz und Geschwindigkeit wichtig. Dazu kommt auch die hohe Kundenorientierung, welche durch das DMS noch verbessert werden kann.

Was gehört eigentlich alles zum Finanzwesen? Dazu gehören in erster Linie Banken und Kreditinstitute. Ob Geschäftsbanken, Genossenschaftsbanken oder Sparkassen – DMS-Software kann hier voll ihre Vorteile ausspielen.

Aber auch die Versicherungsbranche gehört zum großen Bereich des Finanzwesens. Ob kleine oder große Versicherungen, ein Dokumentenmanagement-System gehört einfach dazu. Ob Investmentgesellschaften oder Finanztechnologie-Unternehmen immer geht es um die Nutzung hochmoderner Technologie. Auch Bausparkassen, Kreditvermittler und Finanzberater können große Vorteile mit Dokumenten-Management-Lösung genießen. Bei Leasing- und Factoring-Gesellschaften kommt es immer auf schnelle Prozesse und geringe Kosten an.

Schluss mit den Aktenbergen bei Finanzdienstleistern!

Wenn es schnell, sicher und gesetzeskonform sein soll – dann sollten Sie Ihre Datenverarbeitung mit einem maßgeschneiderten DMS-System betreiben. Von nun an erfassen, speichern und verwalten Sie Ihre Dokumente mit einem reduzierten Zeitaufwand! Insbesondere manuelle Abläufe sollten auf das Minimum reduziert werden. Mit einer automatisierten Erfassung und Speicherung wird dann die spätere Verwaltung der Daten einfach. Die Einfachheit des Handlings steigert die Geschwindigkeit aller Vorgänge.

Runter mit den Kosten für Ihr Archiv!

Besonders bei vielen Dokumenten, die jeden Tag im Geschäftsverkehr anfallen ist eine Reduzierung der räumlichen und physischen Speicherkapazität wichtig. Das heißt zu gut deutsch: Weg mit dem Papierwust! Schluss mit den Aktenbergen! Wenn Mitarbeiter weniger Zeit verbringen mit der Suche nach Dokumenten, können alle Prozesse beschleunigt werden. Auch Finanzbehörden aller Art können von der Digitalisierung profitieren. Mit der neuen Software haben Sie also die Chance, sämtliche papierbasierte Prozesse stark zu reduzieren.

Dokumentenmanagement-System: Sicherheit für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden

Besonders in der Finanzbranche ist es wichtig, alle strengen gesetzlichen Vorschriften stets einzuhalten. Unsere Software B&DT Documents steht Ihnen hier als zuverlässiges Werkzeug zur Verfügung. Denn durch die automatische Protokollierung und sichere Zugriffskontrollen ist die Datensicherheit gewährleistet.

Wenn es um die Compliance geht, ist das DMS ebenfalls an Ihrer Seite. Denn alle gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben bei der Dateispeicherung werden eingehalten. Es geht hier zum Beispiel um die DSGVO und die GoBD. Ebenso ist eben auch die Sicherheit vor einem unbefugten Zugriff sehr wichtig. Verbessern Sie mit uns die Integrität Ihrer Daten. Denn in der Finanz- und Versicherungsbranche sollten Manipulationen an den Daten ausgeschlossen sein. Jede Datei muss zum Beispiel unveränderbar gespeichert werden. Damit ist die Revisionssicherheit gegeben.

Zudem muss jede Änderung nachzuverfolgen sein. Auch die Aufbewahrungsrichtlinien spielen für die Finanzbranche eine große Rolle. Unsere Softwarelösung lässt Fristen leicht einhalten und vollzieht eine sichere Löschung nach Ablauf dieser Fristen. Ein DMS, welches die Compliance-Anforderungen erfüllt, erleichtert es Unternehmen, bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen den Nachweis zu erbringen, dass Dokumente ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt wurden.

Sie produzieren im Zahlungsverkehr die unterschiedlichsten Dokumente? Dann bieten wir Ihnen jetzt ein Werkzeug für das Klassifizieren, das Ablegen und die Weiterverarbeitung. Wenn Sie eine Autorisierung erhalten, können Sie die freigegebenen Dokumente durch alle Workflows begleiten. Mit der elektronischen Archivierung ist alles sicher verwahrt und zugleich immer wieder schnell abrufbar. Arbeiten Sie zukünftig sicher, rechtskonform und transparent. Die Integrität Ihrer Daten wird zudem verbessert. Das macht Ihr Unternehmen produktiver und steigert zudem die Kundenzufriedenheit.

B&DT Documents: Die DMS-Lösung für Finanzdienstleister, Banken und Versicherungen

B&DT Documents ist das Dokumentenmanagement-System für Ihre Branche. Digitalisieren Sie alle papiernen Unterlagen. Denn mit einem automatisierten Workflow bauen Sie sich ein strukturiertes Archiv auf. Sparen Sie doch von nun an teure Büro- und Archivflächen ein. Ob Kundenanfragen, Kredit- und Versicherungsanträge, Kontoeröffnungsanträge, alles können Sie über E-Formulare gestalten. Damit entlasten Sie Ihre Finanzabteilung und automatisieren die Buchhaltung. Integrieren Sie zudem Ihre Infrastruktur – ob CRM, ERP oder das jeweilige Zahlungssystem. Schaffen Sie Sicherheit, Compliance und Zukunftsfähigkeit. Setzen Sie zudem auf höchste Skalierbarkeit!

DMS IN DER LOGISTIK:

Digitalisierung in der Logistikbranche: Setzen Sie auf mehr Effizienz! Steigern Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit!

Sie stehen im täglichen Wettbewerb. Dazu gehört zum Beispiel ständiger Zeitdruck. Weltweit verursachen kostengünstige Anbieter harte Wettbewerbsbedingungen. Deshalb ist es eine gute Strategie, auf technologischen Vorsprung zu setzen. Optimieren Sie also die Effizienz Ihrer Prozesse. Wie? Ganz einfach: Durch die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Abläufe. Wichtiger Baustein dafür ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Denn Frachtpapiere, Lieferbestätigungen und Rechnung können zukünftig digital gespeichert werden. Die Erfassung der Daten ist mobil möglich. Was dann folgt, ist ein Routineprozess, den Sie automatisieren können. Wie bearbeiten Sie die Rechnung? Läuft automatisiert. Wie bearbeiten Sie ein Frachtbegleit-Dokument? Auch ein Routineprozess. Durch die Automatisierung verringert sich die Bearbeitungszeit enorm. Damit machen Sie weniger Fehler im Prozess.

Dokumentenmanagement-System: Mobile Lösungen für den Transport

Ein Beispiel: Ein Fahrer scannt direkt nach der Lieferung das Dokument ein und lädt es ins System hoch. Jetzt beginnt umgehend die Weiterverarbeitung. Damit geht die Rechnung in einer sehr kurzen Zeit an die Kunden raus. Der Vorteil für Ihr Unternehmen: Zahlungen kommen schneller beim Unternehmen an.

Mit mehr Effizienz erhöhen Sie Umsatz und Rendite. Zudem kümmern Sie sich ebenso um die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Denn schnelle Prozesse sorgen auch für das richtige Image beim Kunden. Kümmern Sie sich jetzt um die Zukunft Ihres Unternehmens. Eliminieren Sie Verzögerungen in Ihrem Logistikunternehmen. Sie haben die Möglichkeit, die Frachtpapiere gleich in Ihr System hochzuladen. Die Frachtpapiere befinden sich nun nicht mehr lange Zeit analog im LKW. Wie geht es zukünftig? Einfach Frachtpapiere mit dem Smartphone oder Tablet scannen und hochladen. Der Ablage- und Rechnungsprozess startet sofort, noch bevor der Lkw weiterfährt. Ab jetzt sind Sie mit einem digitale Transportdokument unterwegs.

Verbesserte Zusammenarbeit im Unternehmen selbst

Sie sind ein Unternehmen mit verschiedenen Standorten? Schaffen Sie sich eine zentrale Datenbank! Stellen Sie sich vor: Alle Niederlassungen haben Zugriff auf die aktuellen Dokumente. Dadurch sind Sie überall zeitgleich arbeitsbereit. Das erleichtert ungemein die Koordination zwischen den Standorten. Verbessern Sie den Workflow in der Logistik. Denn die Versionierung der Dokumente macht die Abstimmung bei der Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter leichter. Außerdem gewinnen Sie so an Sicherheit, dass Sie die aktuelle Version des Dokumentes nutzen.

Schäden dokumentieren leicht gemacht

Logistikunternehmen sind auf Achse. Wenn ein Unfall passiert, muss man schnell handeln. Wenn das Fahrzeug oder die Fracht einen Schaden nimmt, dann geht die Schadensmeldung nun sofort raus. Auch Werkstattberichte und Versicherungsunterlagen sind gleich abrufbar. Auch hier: Der Bearbeitungsprozess ist beschleunigt.

Wie gehen Sie dann vor? Ihre Fahrer können den Schaden vor Ort fotografieren und die Bilder direkt per App ins Dokumentenmanagement-System hochladen. Dort werden alle Dokumente zusammengeführt. Organisieren Sie damit alle Schäden in einer Akte. Inklusive Vorgangsnummer ist der Dateiordner schnell und übersichtlich aufgebaut. Dazu zeigt Ihnen das System alle Aktualisierungen an.

Unsere DMS-Lösung für Logistik, Transport und Verkehr

Sichern Sie sich eine nahtlose Anbindung des DMS an Logistikinformationssysteme. Unsere Aufgabe als Berater ist es, das DMS optimal auf Ihre Branche anzupassen. Die zentrale Archivierung in einer Cloud ist perfekt für Sie geeignet. Außerdem ist die Volltextsuche ein wichtiges Tool, um auch intuitiv arbeiten zu können.

Wie sieht Ihre Zukunft aus? Mit uns effizient und erfolgreich! Digitalisieren Sie Ihre Papierunterlagen und archivieren sie sicher und strukturiert mit B&DT Documents. Los geht’s: Ob Erfassen, Verarbeiten, Teilen oder Nachverfolgen – Sie bleiben immer am Ball. Sie haben zudem von Anfang an die Kontrolle über Ihre Daten. Ob E-Formulare, die öffentlich zugänglich sind oder die Automatisierung der Buchhaltung – ein individuell ausgestaltetes DMS kann viel für Ihr Transportunternehmen bewegen. Auch die Skalierbarkeit gehört zu den Vorteilen.

Unser Fazit: Vorteile eines DMS für die Logistik

Das sind Ihre Vorteile: Sie bieten Ihren Kunden schnellere Prozesse. Die Servicezeiten verkürzen sich. Insbesondere der automatisierte Arbeitsfluss lässt Prozesse sehr schnell werden. Anfragen und Aufträge werden in kürzerer Zeit erledigt. Letztendlich fühlt sich der Kunde schnell und sicher bedient. Mit den Routineprozessen werden Ihre Mitarbeiter entlastet. Ihre Teams können zudem größere Auftragsmengen in derselben Zeit erledigen. Das kommt der Wertschöpfung zugute. Neben der Entlastung vermindert sich auch der Papierverbrauch. Das bedeutet: Weniger Kosten für Ihr Unternehmen.

Außerdem gewinnen Nachhaltigkeit, Umwelt und Klimaschutz an Bedeutung. Sie müssen analoge Archivräume betreiben? Mit uns nicht mehr. Denn alle Dokumente werden jetzt digital und rechtssicher aufbewahrt. Hier gehen keine Daten oder Dokumente verloren. Mit unserem Dokumentenmanagement-System B&DT Documents behaupten Sie sich auf einem wettbewerbsintensiven Markt!

DMS IN DER FERTIGUNG:

Digitalisierung mit DMS-Software für die Produktion

In den Prozessen der Fertigung fallen selbstverständlich viele Dokumente an. Auf die Qualität der Betriebsabläufe muss jedes Unternehmen achten. Welche Vorteile bietet also ein DMS für einen typischen Produktionsbetrieb?

Die DMS-Software, individuell implementiert, steigert die Effizienz der Verwaltung. Denn Sie schaffen sich mit B&DT Documents einen zentralen Zugriff auf alle Dokumente. Ob das Arbeitseinweisungen sind oder technische Zeichnungen – die Struktur eines Dokumenten-Managements passen wir individuell auf Ihr Unternehmen an. Ob Wartungsprotokolle oder Sicherheitsrichtlinien, alles ist schnell zugänglich.

Dokumentenmanagement-System für die Fertigungs

Auch die Mitarbeiter in der Produktion haben nun einen direkten Zugriff auf alle Daten. Was wird benötigt? Begriff in die Volltextsuche eingeben und los geht´s. Somit können alle Mitarbeiter nach den neuesten Vorgaben arbeiten.

Ein DMS beeinflusst also direkt den Faktor Zeit. Es werden nicht nur Verwaltungsabläufe, sondern auch Fertigungsprozesse beschleunigt. Die Abteilungen arbeiten besser zusammen. Vorgänge folgen zudem automatisierten Routinen. Auch die Qualitätskontrolle profitiert immens.

Das DMS ermöglicht zudem mit der Dokumentenhistorie, Änderungen an den Produktionsanweisungen nachzuvollziehen. Ebenso sind die jeweiligen Qualitätsstandards jederzeit nachvollziehbar. In vielen Industrie-Unternehmen ist DMS ein wichtiges Werkzeug, um die erforderlichen Qualitäts- und Sicherheitsstandards einzuhalten. Ein DMS stellt zum Beispiel bei Audits die erforderlichen Dokumente sicher und schnell bereit.

Autorisieren Sie die Mitarbeiter Ihrer Teams – schaffen Sie sich einen digitalen Workflow

Legen Sie Ihre digitale Projektakte an, bei der alle Beteiligten Zugriff haben. Autorisieren Sie die Mitarbeiter Ihres Teams. Die Versionskontrolle schafft dabei Übersichtlichkeit und Transparenz. Alle Änderungen haben Sie im Blick. Schaffen Sie sich einen digitalen Workflow! Verbessern Sie den Faktor Zeit in Ihrer Produktion. Lassen Sie alle Rädchen ineinandergreifen. So sinken letztendlich die Kosten und Projekte gehen schneller voran.

Zwei Prinzipien, welche immer Grundlage für ein Arbeiten mit der Dokumentenmanagement-System B&DT Documents sind: Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit. Denn im DMS ist alles revisionssicher archiviert. Die Dokumentenhistorie schafft jederzeit Sicherheit für Ihr Team.

Ihre Kundenzufriedenheit profitiert: Da die benötigten Dokumente sofort zur Verfügung stehen, werden Aufträge zügiger bearbeitet und Anfragen schneller beantwortet.

Auch die Produkthaftung von Vorteil – dank lückenloser Archivierung

Eine digitale Archivierung per DMS bietet die Möglichkeit einer lückenlosen Archivierung. Außerdem schafft die automatisierte Archivierung eine Schranke gegen mögliche Manipulationsversuche. Alle Unterlagen bleiben verfügbar. Alles ist transparent und nachvollziehbar. Jede Chargennummer oder Temperaturkurve in der Produktion bleibt im Archiv abrufbar. Damit sind die Risiken für das Unternehmen minimiert. Ebenso sind Wartungsdokumente und Protokolle immer zentral und unverfälscht abrufbar. Das erleichtert die Planung und Durchführung von Wartungsarbeiten an Maschinen und Anlagen. Ausfallzeiten werden durch die direkte Verfügbarkeit der nötigen Dokumente verringert.

Ebenso sind Protokolle der Reparaturen schnell verfügbar. Historien sind schnell einsehbar – Fehlerdiagnostik und Instandhaltung laufen optimal.

Ihre zentrale Datenbank in der Cloud

Sichern Sie sich die Vorteile einer zentralisierten Datenbank. Denn nun können alle Abteilungen auf eine Struktur zugreifen. Ob Planung der Produktion, Qualitätskontrolle oder Logistik – die Daten können von jedem autorisierten Mitarbeiter in der richtigen Version eingesehen und bearbeitet werden.

Dokumentieren Sie Änderungen und Prozesse. Davon profitieren Serienprodukte, Innovationsprozesse oder die Rückverfolgung. Zudem können Sie Zugriffsrechte individuell zuweisen. Sensible Bereiche können nur den passenden Anwendern zugänglich gemacht werden. Ein DMS wie unser B&DT Documents sichert Sie ab vor dem Verlust von Daten. Erhöhen Sie die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen.

Unser Dokumentenmanagement-System für Fertigungs- und Produktionsunternehmen

Digitalisieren Sie jetzt mit uns Ihre Papierunterlagen. Verwandeln Sie ihre analogen Unterlagen in ein digitales strukturiertes Archiv. Wir beraten Sie zur Erfassung Ihrer Dokumente und stellen Ihnen die nötigen Systeme zur Verfügung. In Zukunft verarbeiten, teilen und verfolgen Sie alle Prozesse einfach und sicher. Der Zugriff ist kontrolliert und sicher. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden: Zum Beispiel mit E-Mail-Benachrichtigungen. Mit unserer DMS-Software können Sie Ihre täglichen Aufgaben effizient erledigen. Freigabe oder Ablehnung von Routinen und Dokumenten liegen im Ermessen des Entscheiders.

Profitieren Sie von individuellen Schlüsselfunktionen!

Setzen Sie auf mehr Produktivität durch digitale Zusammenarbeit. Mit digitalisierten Papierunterlagen starten Sie in einen effizienten Workflow. Bleiben Sie trotzdem skalierbar und spielen Sie mit in der digitalen Zukunft.

Digitalisierung im Gesundheitswesen

Die Digitalisierung ist auch für das Gesundheitswesen ein Erfolgsfaktor. Der technologische Fortschritt spielte schon immer eine große Rolle bei der medizinischen Versorgung. In der digitalen Verwaltung der Dokumente ist aber oft noch Nachholbedarf vorhanden. Von welchem Bereich reden wir beim Gesundheitswesen? Es handelt sich um die Organisation von Krankenhäusern, ambulanten Einrichtungen sowie um Gesundheitsdienstleister aller Art.

Wenn Sie sich für ein Dokumentenmanagement-System entscheiden, nutzen Sie eine neue Art des Managens von Dokumenten. Ob in der Verwaltung der Einrichtung, ob in der finanziellen Organisation oder um Dokumente im Personalwesen: die Digitalisierung dieser Bereiche ermöglicht zukünftig eine sichere und schnelle Abwicklung. Mit unserer DMS-Software B&DT Documents unterstützen wir eine verbessere Versorgung Ihrer Patienten.

Dokumentenmanagement-System B&DT Documents

Was macht eine Software wie B&DT Documents? In erster Linie stellen wir sicher, dass jederzeit ein Zugriff auf aktuelle Informationen erfolgt. Denn Ihr Personal muss auf digitalem Weg sicher auf die Patientenakte zugreifen können. Hier finden sich beispielsweise Behandlungspläne, Diagnosen und die Listen der verwendeten Medikamente. Fehler werden dadurch minimiert – die Qualität der Versorgung verbessert. Das hilft auch, schneller Entscheidungen zu treffen. Denn alle Dokumente sind lückenlos zugänglich.

Optimale Kommunikation: Inklusive Datenschutz, DSGVO-Compliance und Revisionssicherheit

Ein DMS im Gesundheitswesen stellt sicher, dass Patientendaten gemäß den strengen Datenschutzgesetzen verarbeitet und gespeichert werden. Darauf kommt es an, wenn vertrauliche Patientendaten auch vertraulich bleiben sollen. Zugriffskontrollen und Protokollierungen schützen die Vertraulichkeit und Integrität der Daten.

Auch die revisionssichere Archivierung ist wichtig. Das Dokumentenmanagement-System richten wir so ein, dass medizinische Dokumente über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinaus gespeichert sind. Das bietet Ihnen eine revisionssichere Archivierung. Denn diese ist bei Audits und Compliance-Prüfungen erforderlich.

Möchten Sie in Zukunft besser zusammenarbeiten? Wir ermöglichen eine optimierte Kommunikation zwischen Ihren Abteilungen oder Teams. Denn alle, ob Ärzte, Pflegekräfte, Labor- und Verwaltungsteams haben in Echtzeit Zugriff. Diese Gleichzeitigkeit kann die Zusammenarbeit verbessern. Denn alle sind auf dem gleichen Informationsstand. Das vermeidet unnötige Verzögerungen oder Fehler.

DMS verbessert die Teamarbeit in medizinischen Einrichtungen

Ob interdisziplinär oder Abteilungsübergreifend: Mit einem digitalen Dateimanagement können Teams, die die Versorgung des Patienten sicherstellen, auf dieselben und stets aktuellen Informationen zugreifen. Dabei sind alle Versionen der Dateien lückenlos abrufbar. Denn Änderungen sowie Zugriffe werden vom System aufgezeichnet. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit der Daten ungemein. Ebenso ist dieser Umstand optimal für das Qualitätsmanagement Ihrer medizinischen Einrichtung.

Sie möchten in Zukunft Fehler minimieren? Oder möchten Sie unnötige Doppelarbeit vermeiden? Mit einer DMS-Software tun Sie etwas für Ihre Effizienz, ohne am Wesentlichen zu sparen. Denn Grundlage für eine schnelle und funktionierendes Teamwork ist die Nutzung eines einheitlichen Systems zur Informationsübermittlung. Fehlerhafte und doppelte Einträge sind so auf ein Minimum begrenzt.

Erhöhen Sie mit B&DT-Documents die Datensicherheit und Dokumentenqualität. Damit sorgen Sie auch für schnellere Prozesse und Entscheidungen, die auf einer hohen Informationsqualität basieren. Ihre Patienten profitieren! Denn wir ermöglichen mit dem DMS eine schnellere Bearbeitung bei der Aufnahme, bei Terminen und bei der Dokumentenverarbeitung. Denn alle Informationen sind digital und leicht zugänglich. Schnelligkeit ist zudem die Bedingung für eine Einfachheit. Der Patient erlebt dabei mehr Komfort in der Organisation. Auch Transparenz ist wichtig für Patienten wie das Team.

Archive für Studien – Forschung effizient verwalten

Ein DMS kann die Daten von klinischen Studien und Forschungsprojekten zentral speichern. Das vereinfacht den Zugang für autorisierte Forscher und Studienärzte. Protokolle und regulatorische Anforderungen werden streng angewendet. So ein DMS ist also sehr positiv für Forschungseinrichtungen. Das ist ebenso interessant für Universitätskliniken.

Wollen Sie Kosten senken und mehr für die Nachhaltigkeit tun? Dann sorgen Sie mit uns für einen reduzierten Papierverbrauch! Ebenso können Sie die Lagerkosten senken. Durch die Digitalisierung von Dokumenten senken Sie den Papierverbrauch und den Platzbedarf für physische Archive. Das DMS bietet auch automatisierte Ressourcen. Sie senken also damit den Arbeitsaufwand. Das spart Ressourcen und entlastet Ihr Budget.

Gut aufgestellt im Risikomanagement

Das DMS sichert Ihnen eine stetige Nachvollziehbarkeit in der Dokumentation. Denn alle relevanten Informationen zu einem Vorfall werden in einer digitalen Akte gespeichert. Das ist ideal für die Analyse einer internen Untersuchung.

Setzen Sie auf eine effiziente Dokumentenverwaltung im Gesundheitswesen! Entlasten Sie das medizinische Personal. B&DT Documents sichert Ihnen optimalen Datenschutz und Compliance. Auf dieser Basis können Sie einfach besser arbeiten – zum Wohle Ihrer Patienten. Die Digitalisierung Ihrer Daten ermöglicht ebenso das Einsparen von Büroflächen. Denn wenn das Archiv komplett digital ist, benötigen Sie keine Lagerräume für neu anfallende Akten mehr.

Standortübergreifendes Arbeiten

Mobilität ermöglichen: Ihre Unterlagen sind für alle autorisierten Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig verfügbar. Übrigens: Auch über mehrere Standorte hinweg können Sie optimal zusammenarbeitet. Sie haben ebenso die Möglichkeit, externe Partner in Ihre Lohn- oder Finanzbuchhaltung einzubinden. Sparen Sie Zeit durch digitale Workflows. Sie arbeiten mit B&DT Documents in der Cloud. Dank digitalem Stempel ist sofort klar, in welcher Freigabephase sich beispielsweise eine Bestellung oder Rechnung gerade befindet. Auch ältere Belege sind mittels Volltextsuche schnell gefunden. Binden Sie zudem das Dokumentenmanagementsystem in andere Software-Systeme, die Sie bereits verwenden, ein. Nutzen Sie Synergien bei der Einrichtung. Unser Team berät Sie!

Nutzen Sie die Vorteile vom Dokumentenmanagement-System B&DT Documents im Gesundheitswesen

Ob Verschlankung des Backoffice oder Entlastung des medizinischen Personals – ein Dokumentenmanagement-System macht Ihr tägliche Arbeit effizienter. Entlasten Sie Ihr Team mit einem maßgeschneiderten Dokumentenmanagement. Widmen Sie sich verstärkt der Betreuung und Versorgung Ihrer Patienten.

Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Für die öffentliche Verwaltung ist ein Dokumentenmanagement-System besonders wichtig. Denn es bringt eine Vielzahl von Vorteilen. Sowohl die Effizienz als auch die Bürgerfreundlichkeit verbessert sich durch den Einsatz dieser Software. Wir bieten allen öffentlichen Verwaltungen eine maßgeschneiderte Software.

Sichern Sie sich eine effizientere Verwaltung und optimierte Prozesse. Basis für Effizienz in der Dateiverwaltung ist ein zentraler Dokumentenzugriff. Denn alle wichtigen Akten, Anträge und Verwaltungsdokumente sind zentral und digital gespeichert. Sie speichern die Dateien in einer Cloud. Das bringt viele Vorteile mit sich. Denn Ihre Mitarbeiter greifen schnell auf die jeweils aktuellen Informationen zu. Damit verkürzen Sie die Bearbeitungszeit. Ebenso steigern Sie die Servicequalität.

Was ist das Besondere an einem Dokumentenmanagement-System?

Das Besondere an einem DMS ist, dass es Routineprozesse, also wiederholende Tätigkeiten, automatisiert. Mit diesen automatisierten Workflows verringern Sie den zeitlichen Aufwand in der täglichen Arbeit. Ob Antragsbearbeitung oder Genehmigung, ob Verteilung von Dokumenten oder Korrespondenz – alles geht automatisiert. Damit erhöhen Sie die Transparenz und Klarheit in den Abläufen.

Digitale Archivierung: Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften gesichert

Erstellen Sie mit uns Ihr digitales Archiv. Dabei kommt es besonders auf eine revisionssichere Archivierung an. Ein Dokumentenmanagement-System speichert alle Dokumente revisionssicher. Alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden durch die Software eingehalten. Insbesondere bei Audits und rechtlichen Anforderungen an Ihre Institution sind Sie in Zukunft optimal aufgestellt. Ebenso müssen der Datenschutz sowie die DSGVO Compliance gesichert sein. Denn öffentliche Verwaltungen müssen strenge Datenschutzbestimmungen einhalten. Ein DMS bietet Funktionen wie rollenbasierte Zugriffsrechte und Protokollierung, die sicherstellen, dass sensible Bürgerdaten geschützt sind.

Schnelligkeit ist in der Verwaltung ein lohnenswertes Ziel

B&DT Documents hilft Ihnen die Bearbeitungszeiten zu beschleunigen. Da Anträge und Dokumente zentral verfügbar sind und automatisch weitergeleitet werden können, profitieren Bürger von einer schnelleren Bearbeitung ihrer Anliegen. Ein DMS ermöglicht zudem die sichere Bereitstellung von Dokumenten an die Bürger. Die Kommunikation, zum Beispiel über Online-Portale kann einfacher werden. Unser Ziel ist es mit dem DMS zudem, Wartezeiten zu reduzieren.

Effizienz bei der Speicherung Ihrer Dokumente

Alle Abteilungen und Behörden können auf dieselben Dokumente und Akten zugreifen, was die Abstimmung und Zusammenarbeit verbessert und Doppelarbeit vermeidet. Die Informationen laufen zudem in Echtzeit. Alle Beteiligten haben stets Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments. Dadurch können Sie Fehler reduzieren.

Ein digitales Archiv kann zudem Kosten reduzieren. Denn es wird weniger Papier benötigt. Das kommt eben auch der Umwelt zugute. DMS kann die Nachhaltigkeit einer Behörde steigern. Dazu kommen weniger Lager- und Archivierungskosten. Denn die Notwendigkeit, physische Dokumente zu lagern, entfällt weitgehend. Sparen Sie Platz und damit Kosten ein!

Wie steigern Sie die Transparenz Ihrer Dokumentenspeicherung?

Verbessern Sie mit uns Protokollierung und Historie Ihrer Daten. Ein DMS erfasst alle Änderungen an Dokumenten und speichert diese, wodurch eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gesichert ist. Transparenz ist aber auch nur im Tandem mit Sicherheit erfolgversprechend. Deshalb kommt es auch auf die Qualität der Zugriffsrechteverwaltung an. Denn Mitarbeiter erhalten entsprechend ihrer Rolle gezielte Zugriffsrechte. Das bietet Sicherheit. Außerdem reduziert sich der Verwaltungsaufwand für Berechtigungen.

Digitale Akten – gewinnen Sie an Klarheit!

Wir sorgen für eine einheitliche und transparente Aktenstruktur! Denn alle Dokumente finden ihren Platz in einer klaren und strukturierten Weise. Das verbessert die Übersichtlichkeit enorm. Dazu kommt eine Volltextsuche mit umfassender Funktionalität. Schnelles Finden verbessert die Effizienz in allen behördeninternen Prozessen.

Gut strukturiert und standardisiert – das ist die Zukunft! Aber das Dateimanagement bietet auch noch die Automatisierung. Denn die DMS-Software B&DT Documents setzt auf automatisierte Workflows bei möglichst allen Vorgängen. Das bringt Schnelligkeit und Sicherheit in alle Prozesse. Und es ermöglicht eine lückenlose Dokumentation zum Beispiel bei Beschwerdevorgängen. Das wird möglich durch standardisierte Prozesse. Personal wird durch automatisierte Workflows entlastet. Das bietet die Chance, auf effizient laufende Prozesse.

Homeoffice: Mobiler Zugriff auf alle Akten

Sichern Sie sich auch ein flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten! Denn Ihre Mitarbeiter haben auch von unterwegs oder vom Home-Office aus jederzeit ihre Arbeitsunterlagen zur Hand. Sachbearbeiter finden die benötigten Informationen bei Rückfragen umgehend mittels Aktenzeichen, Name oder Geburtsdatum und verarbeiten sie direkt weiter.

Neue Vorschriften und Gesetzesänderungen? Ein DMS ist flexibel!

B&DT Documents kann leicht an neue gesetzliche Anforderungen angepasst werden. Sie bleiben flexibel, um auf Veränderungen zu reagieren. Denn dann passt unser Team einfach die Workflows im DMS selbst an, ohne dass eine umfangreiche Neuentwicklung initiiert werden muss.

Stellen Sie Ihre Digitalisierung in der Institution auf eine solide Grundlage. Verbessern Sie Service und Bearbeitungsgeschwindigkeit. Reduzieren Sie Kosten und halten Sie aktuelle gesetzliche Anforderung an die Speicherung von Daten ein. Ein DMS erstellt auch Berichte über Prozesse und Bearbeitungszeiten. Das ermöglicht es, auch intern Prozesse zu überwachen und zu verbessern. Gestalten Sie die Verwaltung bürgerfreundlicher und nachhaltiger – mit einem digitalisierten Dateimanagement.

Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Bringen Sie Effizienz und eine höhere Produktivität in Ihr Unternehmen. Kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Digitalisierung ihrer Akten besonders. Denn Schnelligkeit im Dokumentenzugriff sowie eine zentrale, sichere Speicherung in der Cloud bringen für das Unternehmen viele Vorteile. Die digitale zentrale Speicherung ermöglicht sichere Dateifreigaben. Die teaminternen Prozesse werden besser und sicherer. Wenn Sie Papier minimieren wollen, haben Sie nun mit B&DT Documents die optimale Möglichkeit. Dann gehören gemeinsame Laufwerke und ein Wust von Papierdokumenten der Vergangenheit an. Setzen Sie jetzt auf eine Lösung, die die Archivierungskosten senkt und Ihr Unternehmen in das das digitale Zeitalter katapultiert.

Dokumentenmanagement-System für die Digitalisierung Ihrer Akten

Wie kann man sich die Arbeitsweise mit einem solchen System vorstellen? Wie digitalisiert man zum Beispiel eingehende Papierrechnungen? Hier bieten wir Ihnen mit B&DT Documents eine integrierte Gesamtlösung an. Denn wir kümmern uns um die Dateierfassung wie auch um die Weiterverarbeitung Ihre digitalen Daten und Akten. Das heißt, dass wir die Schnittstelle zwischen analog und digital mit modernen Scannern etablieren. Anschließend verarbeiten Sie alle Daten mit unserem Dokumentenmanagement-System. Insgesamt bieten wir Ihnen eine Chance auf ein effiziente neue und digitale Dokumentenverwaltung.

Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz

Was dann folgt, sind zum Beispiel automatisierte Freigaben von Rechnungen oder das Erstellen von Berichten. Wir nennen das eine Prozessautomatisierung. Was gehört nun der Vergangenheit an? Zum Beispiel Sicherheitsrisiken. Denn das DMS sichert die Zugriffskontrolle im Unternehmen. Ihr Projekt leidet durch fehlende Informationen? Mit der Volltextsuche finden Sie alle nötigen Informationen in Sekunden. Außerdem lassen sich durch die klare Strukturierung und Kategorisierung Kundendaten, Verträge und Dokumente wie der Schriftverkehr leicht finden, verwalten und bearbeiten.

Dokumentenmanagement-System: Mobile Lösung und optimaler Workflow auch im Homeoffice

Wer hat Zugriff auf Ihre Daten? Genießen Sie ab jetzt rollenbasierte Berechtigungen. Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf sensible Informationen. Ideal, um als Mittelständler oder kleines Unternehmen die Datenschutzrichtlinien der DSGVO einzuhalten.

Sie möchten oder müssen von unterwegs arbeiten? Sichern Sie ausgewählten Mitarbeitern Zugriff auf die Unternehmensdaten von jedem Ort der Welt oder jedem ausgewählten Gerät.

Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme

Sie verfügen bereits über eine Buchhaltungs- oder eine CRM-Software? Wir integrieren das Dokumentenmanagement-System in das bestehende Umfeld an Software. Unsere Aufgabe ist es, einen nahtlosen Informationsfluss zu sichern.

Sparen Sie mit uns Papier! Schonen Sie Ressourcen, setzen Sie auf Nachhaltigkeit! Und minimieren Sie den Flächenverbrauch für Ihr analoges Archiv! Setzen Sie mit B&DT auf ein flexibles, was jederzeit erweitert oder verkleinert werden kann. Ob Expansion oder Anpassung an ein schwieriges Marktumfeld – wir bleiben mit Ihnen am Ball. Ein DMS ermöglicht Ihnen im Wettbewerb zu bestehen. B&DT Documents ist effizient, strukturiert und zukunftsorientiert. Ob Standorte, Vertriebsaußendienst, Führungskräfte auf Reisen – das DMS sichert den Workflow von jedem Ort der Welt. Auch im Homeoffice ist der Workflow gesichert. Setzen Sie auf eine schnelle, Cloud-basierte Lösung im Echtzeit-Modus.