Dokumentenmanagement-System!

Wer wünscht sich nicht ein aufgeräumtes Büro? Mit der richtigen Ausstattung klappt das! Wir beraten Sie gerne! Denn mit unserem Sachverstand stehen wir Ihnen zur Seite. Erstens: Wie können Sie Ihr Büro für die digitalen Anforderungen zukunftssicher machen? Zweitens: Wie schaffen Sie es, dass alles reibungslos funktioniert?

Büro aufräumen mit System: Dokumentenmanagement-System!

Fakt ist, der Arbeitsalltag sollte möglichst einfach bleiben. Übersicht und Sicherheit – das sind die zwei zentralen Punkte, die zu beachten sind. Was ist unser Auftrag dabei? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Daten sicher in der Cloud speichern! So bringen Sie mehr Ordnung und Sicherheit in Ihr Dokumentenmanagement bringen.

Was ist wichtig beim DMS:

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente und Informationen effizient zu verwalten. Verwalten meint Speichern, Abrufen und bearbeiten der Daten. Das DMS bietet dabei eine zentrale, strukturierte und revisionssichere Ablage von Dokumenten in digitaler Form.

Die Funktionsweise eines DMS umfasst mehrere Schritte. Zunächst werden Dokumente entweder digital erstellt oder bestehende Papierdokumente eingescannt. Dafür können verschiedene Eingangskanäle wie Scanner, E-Mails, mobile Apps oder manuelle Uploads genutzt werden. Das Besondere: Metadaten wie Datum, Absender oder Dokumenttyp werden automatisch extrahiert oder manuell hinzugefügt.

Speicherung und Bearbeitung Ihrer Dokumente in der Cloud

Anschließend speichert die DMS-Software die Dokumente in einer zentralen Datenbank oder Cloud, wobei diese durch Metadaten wie Titel, Erstellungsdatum oder Schlagworte kategorisiert werden. Das System ermöglicht also das leichte Auffinden und Ordnen der Dokumente. Dazu kommt eine umfassende Suchfunktion. Das DMS ermöglicht das schnelle Auffinden von Dokumenten anhand von Metadaten, Schlagworten oder dem Volltext des Dokuments. Zudem können frühere Versionen nachverfolgt und bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Die Zugriffssteuerung sorgt zudem dafür, dass genau festgelegt wird, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Verschlüsselungsmaßnahmen schützen dabei die Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Eine Versionierung lässt sich Änderungen und Zugriffe für die Nutzer des DMS nachvollziehbar werden. Das heißt, dass mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Es gibt zudem Funktionen wie Freigabe oder Überarbeitung. Dabei stellt die Versionskontrolle sicher, dass immer die aktuelle Version verfügbar ist. Dokumente werden von der DMS-Software stets revisionssicher archiviert. Das macht es möglich, dass sie unverändert bleiben und jederzeit nachvollziehbar sind. Das Dokumentenmanagement-System erfüllt dabei auch rechtliche Vorgaben, wie etwa die GoBD in Deutschland. Darüber hinaus lässt sich ein DMS mit anderen Softwarelösungen, wie ERP- oder CRM-Systemen, integrieren, um Daten nahtlos auszutauschen.

Unser Fazit: Die DMS-Software steuert Ihre Dokumente – von der Erstellung und Speicherung über den Zugriff bis hin zur Archivierung. Damit sorgen DMS-Systeme für mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in der digitalen Dokumentenverwaltung.

Dokumente digital archivieren mit B&DT Documents?

Mit der DMS-Software B&DT Documents verwalten Sie Ihre Dokumente effizient und intelligent. Unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten – ob per App, E-Mail oder Scanner – bieten Ihnen optimale Schnittstellen. Wir erklären Ihnen alle Funktionen im Detail und unterstützen Sie bei der Wahl der passenden Hardware, wie etwa leistungsstarke Scanner.

Der Umstieg auf B&DT Documents erleichtert Ihre Arbeitsabläufe. Willkommen im digitalen Zeitalter! Mit unserer DMS-Lösung arbeiten Sie nicht nur effizient und flexibel, sondern sorgen auch für höchste Datensicherheit. Wir freuen uns, Sie auf Ihrem Weg ins digitale Archiv zu begleiten!

Was versprechen wir Ihnen bei der Digitalisierung? Unser Dokumentenmanagement-System verspricht eine einfache Bedienung. Alles funktioniert nach bekannten Handgriffen. Dazu wird noch nicht einmal eine Einarbeitung nötig sein. Kompliziert sollen eben andere machen. Wir möchten es Ihnen einfach machen! Dazu gehören auch Freigaben, die leicht von der Hand gehen. Dazu gehören auch automatisierte Prozesse, die Sie unterstützen in Ihrer täglichen Arbeit. Zum Prinzip der Einfachheit gehört es auch, dass alles in Bearbeitungsprozessen transparent bleibt. Wer hat Zugriffsrechte für Änderungen? Wer hat wann etwas geändert?

Denn E-Mails sind zentral in der Kommunikation. Geschäftspost ist meist heute im E-Mail-Postfach. Deshalb kommt es in Zukunft darauf an, diese Post genauso zu archivieren wie die Post per Brief. Worum geht es hier? Es geht darum, dass Geschäftsvorgänge lückenlos belegbar sind. Dazu sind die Unternehmen bereits seit 2017 verpflichtet.

Revisionssicher laut GoBD: Die Vorteile eines papierlosen Büros mit Dokumentenmanagement-System

Ein Büro ohne Papier bringt viele Vorteile! Beginnen Sie jetzt damit, Ihre Rechnungen digital abzulegen. Aber das ist nur der Anfang! Denn die Möglichkeiten sind für jedes Unternehmen andere. Zum Beispiel können Sie auch Bestellungen, Lieferscheine und andere Dokumente speichern. Unser Ziel: Sie haben alles jederzeit griffbereit und gut organisiert. Zudem ist alles von überall aus zugänglich. Dazu haben Sie eben auch Top-Passwortschutz und höchste Sicherheit.

Eine gut organisierte Firma ist das A und O. Denn oft muss es in Prozessen schnell und sicher gehen. Durch die digitale Speicherung Ihrer Dokumente haben Sie erstens stets schnellen Zugriff. Zweitens stellen Sie sicher, dass keine Daten verloren geht. Das nennt sich revisionssichere Dokumentenarchivierung. Denn eine Speicherung der Dokumente muss GoBD-konform sein.

Unsere Grundsätze der Datenbearbeitung und Speicherung

Was heißt GoBD? Das sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Denn jede Firma muss für steuerliche Zwecke ihre Unterlagen aufbewahren. Hier werden nur die Grundlagen geregelt, keine Details. Aber diese Grundlagen sind wichtig. Denn es geht erstens um den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit. Alles muss nachprüfbar sein. Weitere Grundsätze sind Klarheit sowie Wahrheit. Ebenso muss die fortlaufende Aufzeichnung gegeben sein. Weiterhin sind Ordnung und Unveränderbarkeit wichtig. Damit sind die wichtigsten Grundlagen zur Aufbewahrung und Speicherung gegeben.

Wer die GoBD beachtet, kann also digitale Dokumente sicher und richtig archivieren. Mit einer DMS-Software von B&DT Documents haben Sie also bereits die Sicherheit, dass Sie die GoBD einfach einhalten können. Die besonderen Workflows der Software wird der Nutzer oder die Nutzerin sicher und einfach geleitet. Deshalb sind automatische Verfahrensdokumentation, OCR-Datenauslese sowie Archivierung über die Cloud so wichtig.

FAQ GoBD

DSGVO-Konformität und Dokumentmanagement-System – Informationen zur Sicherheit Ihrer neuen DMS-Software

Was tun wir? Wir befolgen sämtliche EU-Vorgaben und Grundsätze zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Schutz personenbezogener Daten steht für uns an oberster Stelle. Denn jede DMS-Lösung muss sich an die Regeln der DSGVO halten. Das ist besonders wichtig. Denn oft werden persönliche Daten gespeichert und verwaltet. Woher kommt die DSGVO? Sie ist eine Verordnung der Europäischen Union. Das Ziel dieser Verordnung ist es, dass die Privatsphäre und die persönlichen Daten von Menschen geschützt werden. Der unberechtigte Zugriff auf persönliche Daten soll durch diese Verordnung verhindert werden.

Was macht das DMS in Hinblick auf personenbezogene Daten? Es geht einfach nicht anders, dass ein DMS personenbezogene Daten verarbeitet. Denn ein DMS speichert oft Namen, Adressen, Telefonnummern und andere persönliche Informationen. Die DSGVO verlangt, dass diese Daten nur unter klar definierten Bedingungen verarbeitet werden dürfen und dass die Rechte der Betroffenen gewahrt bleiben.

Ein DMS von B&DT Documents bietet Ihnen in dieser Hinsicht Sicherheit. Die DSGVO stellt zwar hohe Anforderungen an die Datensicherheit. Deshalb stellt unser DMS sicher, dass die personenbezogenen Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch geschützt sind.

Recht auf Vergessenwerden gesichert

Zudem haben Sie auch Recht auf Zugang und Löschung. Betroffene Personen haben das Recht, ihre Daten einzusehen und zu erfahren, wie sie verarbeitet werden. Sie haben auch das Recht auf Löschung ihrer Daten. Man kennt dieses Recht auch „Recht auf Vergessenwerden“. Ein DMS muss in der Lage sein, diese Anforderungen effizient umzusetzen.

Mit unserem Dokumentenmanagement-System geben wir Unternehmen auch die Möglichkeit, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nachweisen können. Denn ein DMS führt Protokolle. Das macht die Verarbeitung der Daten stets nachvollziehbar. Im Fall von Anfragen der Datenschutzbehörden oder betroffener Personen können Sie über diese Protokolle Transparenz gewährleisten.

Außerdem ist es wichtig, dass so wenig wie nötig, Daten gespeichert werden. Dieser Ansatz nennt sich Datenminimierung und Zweckbindung. Unsere DMS-Software stellt sicher, dass nur die unbedingt notwendigen Daten gespeichert werden – siehe Datenminimierung. Zudem dürfen diese Daten nur für den festgelegten Zweck verwendet werden. Damit ist die Anforderung der Zweckbindung erfüllt.

Sicherheit in der Cloud – wie sichern wir Ihre Datenspeicherung ab – Leistungen deutscher Rechenzentren

Wussten Sie schon? Wir arbeiten nur mit Rechenzentren in Deutschland zusammen. Das bietet Ihnen einen sicheren Service und Support nach deutschen Rechtsstandards. Warum ist das so wichtig? Ganz einfach: Wir wollen Ihnen Sicherheit und Konformität mit DSGVO und GOBD bieten. Es gibt aber auch noch andere Gründe, warum eine Cloud im deutschen Rechenzentrum empfehlenswert wäre. Natürlich werden in deutschen Rechenzentren alle Daten nach den höchsten Standards geschützt. Dadurch wird eine hohe Rechtssicherheit umgesetzt. Denn alles läuft nach deutschem und europäischem Recht. Dadurch entfällt das Risiko, dass ausländische Behörden, etwa in den USA oder in anderen Ländern wie Asien, auf Daten zugreifen können. Denn das dürften sie nämlich unter bestimmten internationalen Gesetzen.

Welche Standards haben deutsche Rechenzentren? Sie sind zertifiziert, nach ISO 27001, dem internationalenStandard der Cybersicherheit.  Zudem bieten sie physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen, die einen hohen Schutz vor Datenverlust, Cyberangriffen oder unbefugtem Zugriff gewährleisten. Denn diese Datenzentren werden vom Bundesamt für SBSI geprüft. Ein Auditbericht muss zur Überprüfung beim BSI vorgelegt werden. Erst dann wird über die Zertifizierung entschieden.

Geografische Nähe des Rechenzentrums hat für Ihr Dokumentenmanagement-System klare Vorteile

Welche Vorteile gibt es noch? Geringe Latenz und damit zuverlässige Performance! Durch die geografische Nähe der Rechenzentren in Deutschland profitieren Sie von schnellen Zugriffszeiten und stabiler Leitung. Dies verbessert die Effizienz des DMS und sorgt für eine reibungslose Nutzung. Ebenso geht es um Vermeidung von Datenübertragungen ins Ausland. Denn wenn Daten in deutschen Rechenzentren gehostet werden, wird vermieden, dass sie in Länder mit weniger strengen Datenschutzbestimmungen transferiert werden. Dies gibt Ihnen und uns zusätzliche Sicherheit und stärkt das Vertrauen in den Schutz ihrer Daten.

Ebenso geht es uns als Anbieter von DMS-Software um die Verfügbarkeit von lokalem Support. Denn die Zusammenarbeit mit Rechenzentren in Deutschland erleichtert den Zugang zu lokalem, deutschsprachigem Support. Dies kann bei technischen Fragen oder Problemen von Vorteil sein. Denn unser Auftrag ist es bei Problemen, immer eine schnelle Lösung parat zu haben.

Dokumentenmanagement-System – mobil mit Zugriff in Ihr digitales Büro

Wir erläutern Ihnen verschiedene Möglichkeiten für Ihr persönliches DMS. Denn es geht nicht nur um die Software, sondern auch um die Hardware. Wir zeigen Ihnen in unserer Beratung, welche Scanner und Drucker zu Ihrem Vorhaben passen. Sie möchten den Schritt zur vollständigen Digitalisierung gehen? Wir erarbeiten Ihnen einen Plan! Denn so sorgen Sie für reibungslose Abläufe und Ordnung.

Mit einem digitalisierten Büro sparen Sie nicht nur Platz, sondern auch Zeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die volle Bandbreite eines digitalen Büros nutzen können! Unser Ziel ist es, Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Der Umstieg auf B&DT Documents erleichtert Ihre Arbeitsabläufe. Willkommen im digitalen Zeitalter! Mit unserem Dokumentenmanagement-System arbeiten Sie nicht nur effizient und flexibel, sondern sorgen auch für höchste Datensicherheit. Wir freuen uns, Sie auf Ihrem Weg ins digitale Archiv zu begleiten! Ob Cloud-Lösung, flexibler Datenzugriff oder präzise festgelegte Zugriffsrechte – wir bieten Ihnen eine maßgeschneiderte Archivierungslösung.

DMS-Software: sicher und mit Versionskontrolle

Unser Motto: Einfachheit ist der Schlüssel zum Erfolg. Das System hilft Ihnen dabei, alles mühelos zu finden. Wir begleiten Sie auf diesem Weg – als Ihre Fachberater in Erfurt. Ob unterwegs, im Homeoffice oder im Hotelzimmer – mit unserer Software haben Sie von überall her einen sicheren Zugriff auf Ihre Daten. Dank unserer DMS-Lösung können Sie auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet sicher auf Ihre Dokumente zugreifen. Denn dies spart Zeit und ermöglicht flexibles Arbeiten, wo auch immer Sie sind. Ein digitales Büro verbessert Ihre Arbeitsprozesse deutlich.

Mehrere Personen können gleichzeitig sicher an Dokumenten arbeiten. Passwortschutz und Versionskontrolle dokumentieren jede Änderung, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten – auch über frühere Versionen. Zudem stellen wir sicher, dass alle Compliance-Vorgaben erfüllt sind. Wir garantieren Ihnen Rechtssicherheit! Lassen Sie sich in unserem Fachgeschäft in Erfurt persönlich beraten.

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem Unternehmen ist ein komplexer Prozess. Wir setzen von Anfang an auf eine sorgfältige Planung. Das System wird Schritt für Schritt in Betrieb genommen. Zunächst ist es uns besonders wichtig, eine umfassende Bedarfsanalyse durchzuführen. Gut ist, dabei stets klare Ziele zu definieren. Schließlich analysieren wir in diesem Schritt Ihre aktuellen Geschäftsprozesse. Welche Chancen bietet die DMS-Software für Sie? Die Ergebnisse tragen wir in unser Konzept ein. Ebenso wichtig sind uns die Nutzer des DMS. Denn deren Anforderungen soll das System ja erfüllen. Zudem müssen in jedem Fall auch rechtliche und sicherheitsrelevante Anforderungen berücksichtigt werden.

Das DMS-System Gestalt annimmt

Ist alles definiert, empfehlen wir Ihnen ein passendes System. Wir stellen Ihnen alle Funktionalitäten vor. Dazu gibt es auch eine Kosten-Nutzen-Analyse. Denn so wird das verfügbare Budget festgezurrt. Welche Einsparungen können Sie durch das DMS erreichen? Unsere Mitarbeiter beraten Sie in jedem Fall individuell. Auch die technischen Anforderungen müssen klar sein. Da ist zum Beispiel die Frage nach der Integration. Wie kann das DMS mit bestehenden Systemen wie ERP oder CRM kommunizieren. Welche Möglichkeiten gibt es? Wir bieten Ihnen eine Gesamt-Lösung anhand Ihrer IT-Richtlinien.

Ein Projektteam ist verantwortlich für die Implementierung

1. Planung

In diesem Schritt erfolgt die detaillierte Planung der Implementierung. Ein kompetentes Projektteam mit Projektleiter hält den Kontakt mit einem Vertreter Ihres Unternehmens. Hier holen wir je nach Größe des Unternehmens auch Abteilungen ins Boot. Typische Beispiele sind IT, die Verwaltung und die Rechtsabteilung. Was dann folgt, ist ein klarer Zeitplan. Inkludiert sind Meilensteinen und Deadlines sowie eine sorgfältige Ressourcenplanung. Dazu gehören auch Backup-Pläne für kritische Schritte.

2. Datenmigration

Die Datenmigration stellt einen weiteren wichtigen Schritt dar. Zunächst erfolgt eine Bestandsaufnahme aller vorhandenen Dokumente. Diese migrieren wir ins DMS. Veraltete, redundante oder irrelevante Dokumente bereinigen wir. Darauf setzen wir eine Migrationsstrategie. Hier entscheiden wir, welche Dokumente wir manuell überprüfen. Außerdem legen wir Dokumente für die automatisierte Ablage fest. Eine Testmigration hilft dabei, den Prozess zu prüfen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

3. Systemanpassung

Nach der Datenmigration folgt die Einrichtung und Anpassung des Systems. Die Systemkonfiguration umfasst die Definition der Ordnerstruktur und der Metadatenfelder. Alles stets abgestimmt auf die Anforderungen. Dann folgt die Einrichtung von Benutzerrollen und -rechten. Zudem entwickeln wir automatisierte Workflows für Genehmigungen, Freigaben und Benachrichtigungen.

Wenn das Testsystem läuft, werden die Mitarbeiter geschult

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter. Wir entwickeln dafür individuelle Schulungsprogramme. Unsere Aufgabe ist eine grundsätzliche Einführung. Und schließlich diverse Workshops zur Vermittlung der Grundlagen und Funktionen des DMS sowie spezialisierte Trainings für Power-User und Administratoren. Zusätzlich stellen wir leicht verständliche Handbücher und Tutorials bereit. Ebenso richten wir ein Support-System ein. Das kann beispielsweise in Form eines Helpdesks geschehen. Denn hier klären wir Fragen und Probleme der Nutzer – schnell und einfach.

Testphase für Ihre neue DMS-Software

Bevor das DMS schließlich ausgerollt – also startet – ist eine Testphase notwendig. In dieser Phase testen wir alle Funktionen des DMS gründlich. Damit stellen wir sicher, dass sie wie erwartet arbeiten. Akzeptanztests (UAT) ermöglichen es den Endbenutzern, das System zu testen und wertvolles Feedback zu geben. Auf Basis dieses Feedbacks beheben wir erkannte Fehler. Zudem optimieren wir die Systemkonfiguration.

Start frei für Ihr Dokumentenmanagementsystem

Der Rollout des DMS erfolgt idealerweise in mehreren Stufen. Zunächst starten wir eine Pilotphase in ausgewählten Abteilungen. Damit überwachen wir die Implementierung. Auch nehmen wir schnell Anpassungen vor. Nach einem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase wird das DMS unternehmensweit eingeführt. Hier ist uns das Feedback Ihrer Mitarbeiter besonders wichtig. Unsere DMS-Software folgt stets nach internationalen Standards, der durch viele Installation sich bewährt hat.

Worauf kommt es nach dem Start des Systems an? Jetzt stehen Support und Wartung im Fokus. Bei Benutzerfragen und technischen Problemen stehen wir für Sie zur Verfügung. Außerdem bieten wir Ihnen regelmäßige Updates des Systems an. Denn Aktualität und Sicherheit muss stets gewährleistet sein. Zudem überwachen wir die Leistung und die Nutzung des DMS. Denn so erkennen wir Probleme frühzeitig. Dazu kommen regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Oberstes Ziel ist die Integrität und der Schutz Ihrer Dokumente.

Ihr Feedback ist uns wichtig

Ein DMS kann man immer verbessern. Diesen fortlaufenden Prozess begleiten wir. Dazu ist uns auch Ihr Feedback wichtig. Denn auch Geschäftsprozesse verändern sich. Wir optimieren DMS-Software auch entsprechend. Ebenso bieten wir fortlaufende Schulungen an. Denn es kommen neue Benutzer hinzu! Diese integrieren wir bestmöglich. Lassen Sie sich über neue Funktionen und Best Practices auf dem Laufenden halten! Wir beraten Sie gern.

Was ist unser Fazit? Wichtig ist uns eine systematische Vorgehensweise – von A bis Z. Denn ein erfolgreich implementiertes DMS schafft einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Es ist eben auch ein Basis-Werkzeug für ein digitalisiertes Büro.

Festzuhalten ist, es gibt kein DMS-System, welches für alle Unternehmen top ist. Denn jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Anforderungen. Deshalb macht auch ein Ranking für die beste DMS-Software eigentlich keinen Sinn. Denn stets stehen Anpassungen im Fokus eines gut funktionierenden DMS. Wer mehr als nur eine Standardlösung will, ist bei B&DT Documents genau richtig. Das fängt schon bei den Erfassungswegen Ihrer Dokumente an. Denn hier bietet Ihnen unsere Lösung individuelle Möglichkeiten.

Welche Funktionen bieten Ihnen die DMS Software von B&DT Documents?

Mit dem Ziel einer Verwaltung Ihrer Dateien und Dokumente tritt unsere DMS-Software B&DT Documents an. Wichtig ist für uns, Ihnen die richtigen Funktionen für Ihr Unternehmen anzubieten. Das heißt: Auch unter dem Gesichtspunkt einer einfachen Nutzung der Software bieten wir Ihnen unsere Lösung an. Leichtes Handling steht also über allem. Ebenso wichtig war es für uns, Ihnen einen lückenlosen Daten-Zugriff zu schaffen. Der dritte Punkt, der uns umgetrieben hat, ist, dass wir es möglich machen, Zeit zu sparen. Und last but not least, ist es wichtig, dass Ihre Dokumente in der Cloud sicher sind.

Das sind Ihre Top-Funktionen

Was steht am Anfang einer digitalen Dokumentenverwaltung?

Jede Dokumentenerfassung beginnt mit der Digitalisierung der Dokumente. Hier kommen zum Beispiel moderne Scanner zum Einsatz. Auch der digitale Import ist ein gängiger Erfassungsweg. Dann erfolgen die Speicherung und Archivierung. Wir geben Ihnen die Möglichkeit eines einfachen und sicheren Zugriffs auf Ihre Dokumente – auch von mobilen Geräten. Die Suchfunktion ist selbstverständlich umfassend. Ob Arbeiten im Team an den Dokumenten inklusive Versionierung oder Integration in bestehende ERP-Systeme – wir beraten Sie!

Hardwarelösungen: Erfassung Ihrer Dokumente – besonders schnell und einfach

Gern stellen wir Ihnen Erfassungswege vor. Denn die Erfassung über Hardware in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS-Software) spielen eine entscheidende Rolle. Schon hier fallen Unterschiede ins Auge. Besonders wenn es um Effizienz, Sicherheit und Qualität der Dokumentenerfassung geht. Hier sind einige wichtige Aspekte, warum diese Erfassungswege über Hardware so wichtig sind.

Besonders im Fokus stehen bei uns Scanner. Diese stecken meist in Multifunktionsgeräten. Aber auch spezialisierte Einzelgeräte bieten wir Ihnen an. Wir stellen Ihnen dabei zum Beispiel Scanner mit Schnittstelle vor. Diese sind von uns vorkonfiguriert. Das macht es besonders einfach diese in ein DMS zu integrieren. Damit ist das direkte Scannen vom Gerät möglich. Ohne den Einsatz eines Drittgerätes! Sie steuern den Scanner einfach über das Touchdisplay am Scanner selbst. Das ist sehr effektiv, denn zum Einlegen des Dokuments sind Sie ja bereits am Scanner. Im Touchdisplay selbst befinden Sie sich schon im Menü unserer DMS-Software. Legen Sie die Scans dann direkt in der Cloud ab. Natürlich ist das alles sicher und verschlüsselt.

Wie sieht es mit Webscan oder Scan via Handy aus?

Auch über die Web-Oberfläche von B&DT ist es möglich zu scannen. Wieder geht das ohne Einsatz von Software, die den Scanner steuert. Einfach den Onlinezugang öffnen und direkt ins die DMS-Software Ihre Belege scannen. Automatisch werden optimale Größe und bestmögliche Qualität eingestellt. Dazu passend haben wir eine Smartphone-App entwickelt. Denn diese ist optimal, um die „fliegenden“ Belege zu scannen. Schnell und sofort scannen ist die Devise. App öffnen und Tankquittung scannen. Auch Parkbelege oder Bewirtschaftungsbelege sind so schnell eingescannt.

Wie ein QR-Code Ihre Arbeit erleichtert

Ein QR-Code kennt man schön längst. Aber wie kann Ihnen ein QR-Code die Arbeit erleichtern? Diesen erhalten Sie Mit Hilfe der QR-Codes können Sie Ihre Belege noch einfacher für den Scan vorbereiten: Einfach den QR-Code von B&DT herunterladen, auf einer Standardvorlage als Aufkleber ausdrucken und dann je Beleg aufkleben. B&DT erkennt anhand des QR-Codes, wohin der Beleg gehört und welcher Belegtyp vorliegt. Die Seitentrennung erfolgt dann vollautomatisch nach dem Scannen. Das automatisiert und erleichtert das Scannen großer Papiermengen erheblich! Anhand des Codes weiß das System sofort, wohin der Beleg gehört. Auch der Belegtyp kann sofort automatisch erkannt werden. Das heißt: Mit dem QR-Code können Sie vollautomatisch das Scannen durchführen. Entdecken Sie noch mehr Möglichkeiten, wie wir Ihnen den Alltag erleichtern können. Denn eines unserer Hauptziele ist die Effektivität für Ihr Unternehmen.

Archivierung von E-Mails – ein DMS schafft Ordnung in Ihre Geschäftspost

Großes Augenmerk legen wir zudem auf die Archivierung von E-Mails. Denn die E-Mail-Speicherung ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Wie beschrieben, müssen Unternehmen ihre geschäftliche Kommunikation vollständig dokumentieren. Schließlich soll alles nachvollziehbar sein. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie B&DT Documents bietet hierfür eine effiziente Lösung. Kein Problem! Denn E-Mails werden automatisch erfasst. Dazu sind Weiterleitungs-Workflows eingerichtet. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung erhalten, die regelmäßig eintrifft, wird die Archivierung automatisiert betrieben. Dazu brauchen Sie noch nicht einmal etwas zu tun am Rechner. Das läuft dann einfach im Hintergrund.

Wenn Sie unser Kunde sind, dann nutzen Sie alle Vorteile und Funktionen, die ihren Erfolg sichern. Dazu gehört es auch, allen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. E-Mails sollen möglichst einfach archiviert werden. Dazu sollen Sie aber möglichst schnell gefunden werden. Dafür sorgen wir mit einer Volltextsuche und OCR Erkennung. Die Suche läuft ebenso problemlos wie beispielsweise eine Suche auf Google.

Das bedeutet: Die Suche geht schnell und ist einfach. Unser Fazit: E-Mail-Archivierung über die DMS ist eine kluge Investition. Denn wer Effizienz anstrebt, kommt um Datenarchivierung nicht herum.

FAQ E-Mail-Archivierung

Freigaben – wie verbessert eine DMS-Software Ihren Workflow

Jeder will Effizienz in den Prozessen. Wie kann eine DMS-Software die Prozesse beschleunigen und damit effektiver gestalten?

FAQs Workflow

Ihr neuer Workflow – alles läuft über die Cloud

Setzen Sie auf die Vorteile des sogenannten einheitlichen Zugriffspunkts. Alle Daten sind dabei zugänglich an einem zentralen Ort. Vorteil: Es gibt keine verlorenen Informationen, die in lokalen Ordnern oder E-Mail-Postfächern schlummern. Wenn Daten in einer Cloud sicher gespeichert werden, bedeutet das auch, dass Sie von jedem berechtigten Nutzer abgerufen werden können. Damit steht die Information oder das Dokument jedem berechtigten Nutzer zur Verfügung. Informationen können nicht mehr verloren gehen. Das Team ist immer im Bilde. Sie schaffen sich so ein Archiv, auf das alle Nutzer Zugriff haben. Die Organisation der Daten ist konsistent. Das erleichtert auch die Navigation.

Wie wäre es mit einem Hotfolder?

Sie bearbeiten gerade ein Dokument, welches automatisch im zentralen System angelegt werden soll? Dann können Sie den Hotfolder nutzen. Denn dieser ist in B&DT Documents integriert. In diesem Ordner, der auf Ihrem lokalen Rechner angelegt ist, legen Sie Dokumente, die automatisch gleichzeitig in der Cloud archiviert werden. Das nennt man die automatische Verarbeitung von Dateien. Die Prozesse können Sie gemeinsam mit uns definieren. Das Dokument ist auch sofort suchbar, da es automatisch indexiert wird. Was kann so ein Hotfolder noch? Ebenso möglich ist es, dass Dateien, die Sie dort ablegen, automatisch in ein bestimmtes Format zu konvertierten. Ebenso kann das Dokument automatisch weitergeleitet werden. Außerdem verschickt das System je nach Speicherung Benachrichtigungen oder löst einen Alarm aus. Der große Vorteil: Sie sind gewappnet gegen Dateiverlust. Denn jeder Arbeitsstand wird archiviert. Rechnungen, die Sie per E-Mail empfangen, können hier automatisch gespeichert werden.

Wie planen und implementieren wir ein – Dokumentenmanagement-System?

WEITERE FUNKTIONEN – Dokumentenmanagement-System

Das Dokumentenmanagement-System von B&DT

• Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
  Ein DMS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, digitale Dokumente zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Es erleichtert den schnellen Zugriff auf Informationen und verbessert die Effizienz der Dokumentenverwaltung.
• Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagement-System?
  Ein DMS verbessert die Organisation von Dokumenten, spart Zeit durch schnellen Zugriff, verringert die Papiernutzung, erhöht die Sicherheit und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung.
• Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?
  Ein DMS digitalisiert Dokumente, indem es sie scannt oder in digitaler Form speichert. Anschließend können diese Dokumente kategorisiert, durchsucht und über Berechtigungssysteme verwaltet werden.
• Welche Arten von Dokumenten können in einem DMS verwaltet werden?
  Ein DMS kann verschiedene Dokumenttypen wie Verträge, Rechnungen, Berichte, E-Mails und andere Geschäftsdokumente in Formaten wie PDF, Word, Excel oder Bilddateien speichern.
• Ist ein Dokumentenmanagement-System sicher?
  Ja, DMS-Lösungen verfügen über Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Audit-Trails, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können.
• Kann ein DMS mit anderen Softwarelösungen integriert werden?
  Viele DMS können mit ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen integriert werden, um den Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und Prozessen zu verbessern.
• Wie lange dauert die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems?
  Die Dauer der Implementierung hängt von der Größe des Unternehmens und den spezifischen Anforderungen ab, kann aber von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten variieren.
• Benötigt man spezielle Hardware für ein Dokumentenmanagement-System?
  In der Regel benötigt man keine spezielle Hardware, außer Scanner und Speichermedien. Viele DMS sind cloudbasiert, wodurch keine zusätzliche Server-Hardware erforderlich ist.
• Wie viel kostet ein Dokumentenmanagement-System?
  Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Benutzer. Es gibt sowohl kostengünstige Lösungen für kleine Unternehmen als auch komplexere Systeme für große Unternehmen.
• Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagement-System und einem Content-Management-System (CMS)?
  Ein DMS konzentriert sich auf die Verwaltung von Dokumenten, während ein CMS auf die Erstellung und Verwaltung von digitalen Inhalten wie Webseiten oder Blogs ausgerichtet ist.
• Kann ein Dokumentenmanagement-System die rechtssichere Archivierung von Dokumenten gewährleisten?
  Ja, viele DMS-Lösungen sind darauf ausgelegt, die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung, wie z.B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) in Deutschland, zu erfüllen. Sie bieten Funktionen wie revisionssichere Speicherung, Protokollierung und Schutz vor unbefugten Änderungen.
• Wie unterstützt ein Dokumentenmanagement-System bei der Zusammenarbeit im Team?
  Ein DMS ermöglicht mehreren Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente, bietet Versionierung, um Änderungen nachzuverfolgen, und erleichtert die Freigabe von Dateien. So können Teams effizienter zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder remote arbeiten.