Erfassungswege

Wir machen die Dokumentenerfassung zum Kinderspiel. Überzeugen Sie sich von der Vielfalt der Möglichkeiten, ihre Belege, Rechnungen und Dokumente auf den Wegen zu erfassen, die Ihrem Workflow gerecht werden.

Mit dem vorkonfigurierten Scanner von B&DT ist es möglich, ohne PC oder Software zu scannen. Brother stellt die Dokumentenscanner mit einer B&DT-Schnittstelle zur Verfügung, die das direkte Scannen vom Gerät ohne Einsatz eines Drittgerätes oder einer Software ermöglicht. Über ein Touchdisplay steuern Sie einfach per Menü durch die Belegtypen oder andere Anwendungen Ihres Dokumentenmanagementsystems. Nach dem Scannen werden die Dokumente über eine verschlüsselte Internetverbindung direkt zu B&DT gesendet.

Über die Weboberfläche von B&DT ist es möglich, Ihren Scanner problemlos zu nutzen – ganz ohne spezielle Scannersoftware. Über den Onlinezugang kann der vorhandene Scanner direkt angesprochen und alle Papierbelege gescannt werden. Sie benötigen dazu weder eine Scannersoftware, noch sind Farb- und Qualitätseinstellungen nötig: Die gescannten Dokumente stehen in B&DT-Documents sofort in optimaler Größe und Qualität zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen eine kostenlose mobile App für iOS und Android zur Erfassung von „fliegenden“ Belegen. Außerdem können auf Informationen der betreuenden Steuerkanzlei und weitere Funktionen zugegriffen werden. Über die Cloud werden beispielsweise Dokumente ganz einfach abgelegt und abgerufen. Nutzen Sie die B&DT-documents-App für die Erfassung von Tank-, Park- oder Bewirtungsbelegen und übermitteln Sie diese vollständig ausgefüllt direkt in die Buchhaltung.

Mit Hilfe der QR-Codes können Sien ihre Belege noch einfacher für den Scan vorbereiten: Einfach den QR-Code von B&DT herunterladen, auf einer Standardvorlage als Aufkleber ausdrucken und dann je Beleg aufkleben. B&DT erkennt anhand des QR-Codes, wohin der Beleg gehört und welcher Belegtyp vorliegt. Die Seitentrennung erfolgt dann vollautomatisch nach dem Scannen. Das automatisiert und erleichtert das Scannen großer Papiermengen erheblich.

Zur Weiterleitung von E-Mails mit Rechnungen im Anhang bekommt jedes Unternehmen eine eigene Adresse von B&DT zur Verfügung gestellt. E-Mails an diese Adresse werden direkt dem entsprechenden Mandanten zugeordnet. B&DT extrahiert die Anhänge und stellt sie in der Buchhaltung zur Verfügung. Das funktioniert manuell, aber auch mit Hilfe von Automatisierungsmechanismen wie Regelassistenten in Outlook.

Der virtuelle D²-Drucker ist ein kostenfreies Mini-Programm, um Dokumente mit Hilfe der Standard- Druckfunktion zu übermitteln. So können aus jeder Anwendung Dokumente digital zu B&DT-documents „gedruckt“ werden. Über eine sichere Internetverbindung werden Belege und Co. datenschutzkonform übertragen. Selbstverständlich können diese auch lokal als PDF gespeichert und tatsächlich gedruckt werden.