UNSER DMS KANN MEHR
Überzeugen Sie sich von der Vielfalt an Möglichkeiten und finden Sie heraus, was wir für Sie tun können. Unsere Software gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Dokumente dank vieler Funktionen. Wir garantieren:
TOP FUNKTIONALITÄTEN
Dank OCR-Texterkennung geben Sie ohne vorherige Verschlagwortung einfach Ihr Stichwort ein und finden Ihr Dokument schnell wie bei Google!
Diverse Filtermöglichkeiten und die Dokumentenvorschau unterstützen Sie dabei, das richtige Dokument schnell zur Hand zu haben.
Ein Prozess der Freigabe oder Bestätigung erleichtert die Koordination von Gesamtprojekten oder spezifischen Projektsegmenten in Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen. Er etabliert ein Gerüst und sorgt für Durchblick. Um es bildlich auszudrücken: Durch Workflow-Management und automatisierte Prozesse navigiert Ihr Team entlang klarer Routen anstatt ungerichtet zu schwimmen.
Ein Beispiel: Durch eine Verbindung zwischen der Dokumentenmanagement-Software und beispielsweise Ihrem E-Mail-System ist es möglich, Nachrichten unmittelbar aus der DMS-Software zu versenden. Dadurch entfällt der zusätzliche Schritt, das Dokument manuell an eine E-Mail anzuhängen.
WEITERE FUNKTIONEN
CLOUD-LÖSUNG
B&DT documents ist ein digitaler Datenspeicher in der Cloud mit 10GB Speicherplatz für den Zugriff zu jeder Zeit und an jedem Ort.
MOBILES ARBEITEN
Mit dem B&DT DIGITAL ARCHIV können Sie mit jedem internetfähigen Endgerät zu jeder Zeit flexibel auf Ihre Dokumente zugreifen.
RECHTEVERWALTUNG
Klar definierte Zugriffs- und Benutzerrechte für jeden einzelnen Mitarbeiter schaffen klare Zuständigkeiten und Schutz vor unbefugten Zugriffen.
VERSIONIERUNG
Durch die Versionierung lassen sich Veränderungen einfach nachvollziehen. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird eine neue Version im Archiv abgelegt, die sowohl über einen Zeitstempel, als auch eine Benutzerkennung verfügt.
E-MAIL-ARCHIVIERUNG
Archivieren Sie E-Mails mittels Weiterleitungs-Workflows revisionssicher und dauerhaft. Wiederkehrende Rechnungs-E-Mails können sogar automatisiert archiviert werden, ohne dass Sie auch nur einen Klick machen müssen.
WIEDERVORLAGEFUNKTION
Fristen von Verträgen, Garantien oder sonstigen Dokumenten halten Sie mithilfe der Wiedervorlage-Funktion spielend ein. Versehen Sie Ihr Dokument einfach mit einer Erinnerung.
EXTERNE FREIGABE
Teilen Sie Dokumente mit Dritten per Klick. So können Sie Ihre Dokumente zur Verfügung stellen, ohne dass Sie Zugang zum Archiv selbst erteilen müssen. Dies ist Ideal für eine Auftragsabwicklung von unterwegs.
PDF/A EXPORT
Ebenso bietet unser Dokumentenarchiv eine PDF/A Exportfunktion. PDF/A ist ein spezielles Format, das zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente gedacht ist.
HOTFOLDER
Mittels eines sogenannten Hotfolders können Sie einen lokalen Ordner auf einem beliebigen Rechner mit dem Archiv synchronisieren.
MIT B&DT DOCUMENTS SIND IHRE DOKUMENTE IN SICHEREN HÄNDEN
GOBD-KONFORM
Mit B&DT documents sichern und archivieren Sie Ihre Dokumente laut aller rechtlichen Anforderungen der GoBD. Im revisionssicheren Archiv sind Ihre Dokumente 100% vor Verlust geschützt.
DSGVO-KONFORM
Wir halten uns an alle EU-Regularien und Grundsätze zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung. Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns höchste Priorität.
MADE IN GERMANY
Wir arbeiten ausschließlich mit Rechenzentren aus und in Deutschland zusammen. Das garantiert Ihnen einen lokalen und rechtlich sicheren Service und Support.
